テレワークと並行させつつ、オフィス固定費も削減したい!

テレワークを導入する企業が多くなってきた昨今、オフィスを縮小しようとする企業も増えてきています。 しかし、オフィス縮小となるとついてまわるのが「物の置き場」問題です。ペーパーレス化が進んでいるとはいっても、多くの企業では紙媒体の資料やファイルを保管しなければなりません。 このような問題をクリアしつつ、オフィスを縮小させ固定費を削減する方法を、具体的に解説していきます。


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仕事で使う書類やファイルを預けるにはトランクルームがおすすめ

IT機器の進化や、働き方改革の推進が相まって、多くの企業でペーパーレス化が進められています。

しかし、契約書や大事な会議の議事録を紙で保存している企業は多く、これらの書類は、一定期間残しておかなければならない決まりがあることがほとんどです。

捨てるわけにはいかない書類やファイルがたくさんあるため、オフィスの縮小を検討したとき、これらの置き場所を考えなければなりません。

そこでおすすめしたいのが、トランクルームです。まずは、トランクルームとは何か、種類はあるのかなど、トランクルームの基本を解説していきます。

トランクルームとは

トランクルームを簡単に説明すると、個人や企業問わず、物を収納できる貸し倉庫のことです。

日本では、トランクルームやレンタル倉庫と呼びますが、海外では「セルフストレージ」と呼ばれています。

トランクルームのレンタル料金は、運営会社によって異なります。どのようなものを保管するのか、収納スペースはどれくらい必要なのか、どれくらいの期間レンタルするのかによっても、レンタル料金が変わるのが一般的です。

オフィスのものを預けるのに最適

トランクルームには、「屋外型」と「屋内型」の2種類が存在します。

屋外型は、平地にコンテナが並べられているタイプのものが多いです。屋外型は、ほとんどの場合、空調設備がないので、温度変化や湿度変化の影響をモロに受けてしまいます。

そのため、屋外型のトランクルームに収納できる物は、バイクや自転車、アウトドア用品など、気温や湿度の変化にある程度耐えられる物が適しているといえるでしょう。

それに対し屋内型のトランクルームは、ビル内のフロアなどを使っているので、オフィスの1室と同じように使用できます。

屋内型のトランクルームは、空調設備が整っているほか、セキュリティ面でも安心して使用できるので、オフィスのものを預けるのに適しているといえるでしょう。


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トランクルームでコスト削減はできるのか

トランクルームを利用するには、レンタル料がかかりますが、実際にオフィスの固定費を削減することができます。

トランクルームはオフィスの固定費の削減にもおすすめ

先ほどもご紹介したように、トランクルームを利用するには料金が発生し、料金体系は運営会社ごとに異なります。

また、レンタルするトランクルームの規模や、設備などによっても料金は変動するので、慎重に検討しなければならない項目です。

トランクルームは、容積あたりの費用対効果が高いといわれています。現状のオフィスにかかっているコストにもよりますが、トランクルームの選び方によっては、かなりコストを抑えることが可能です。

一般的にオフィス賃料は、粗利に対して10~20%が適正といわれています。

トランクルームは、セキュリティの強度や設備、立地によってもレンタル料金が変動しますので、費用対効果を意識して選ぶと、リーズナブルな料金設定で利用することができるのです。

最初はオフィスの一部の備品を収納することから始める

トランクルームの利用を検討しだしたら、はじめはスペースの広さ選びに悩むことになります。

トランクルームの広さによってもレンタル料金は変動しますので、固定費を削減するためには、慎重に検討したい項目でしょう。

そこでおすすめしたい方法は、少しずつ利用スペースを拡大していくという方法です。まずは、オフィスの一部の備品だけを預けてみて、トランクルームの使用感を体験してみてください。

トランクルームに預けている物の出し入れのしやすさや、トランクルームまでの行きやすさなども含め、もう一度考えてみて、使いやすいのであれば徐々にオフィスにある物を移動させていくのが良いでしょう。

少しずつトランクルームを利用することで、最適なレンタルスペースが把握できます。これをすることによって、無駄なスペースを借りて費用をかけすぎる心配もなくなりますよ。


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安全性、セキュリティ面は大丈夫なのか

オフィスの物をトランクルームに預けるにあたり、気になるのはセキュリティ面や安全面の問題です。

業務に関係するものを預けるわけですから、盗まれたり、紛失したりすることは、絶対に許されません。

安心してトランクルームを利用するために、押さえておきたいポイントを確認しましょう。

セキュリティ設備の充実したトランクルームを選ぶ

大切なオフィスの物をトランクルームに預ける前に、預けようとしているトランクルームが警備会社と連携されているかを確認しましょう。

また、万が一泥棒が侵入したときのことを考えて、防犯カメラが設置されているかも重要な項目です。

防犯カメラが設置されていることで、犯人を特定できる材料になるほか、犯罪の抑止力になります。

実際にトランクルームのセキュリティ対策は、各店舗によって異なります。盗難や火災が起きたときに使える保険を用意しているところもありますが、自動でついている保険なのか、保険料を別途支払う必要があるのかなどについても確認しておくと安心です。

セキュリティ面で、さらに安心したいという場合は、有人のトランクルームを検討するのも良いでしょう。有人の場合は、困ったことがあってもすぐに聞きに行けるというメリットもあります。

トランクルームの安全性

トランクルームは、基本的に安全性が高い場所といえます。物を保管する倉庫と聞くと、薄暗く汚い場所をイメージする方もいますが、実際のトランクルームは、トランクルーム全体に照明が充実しており、普通の部屋と何ら変わりないことが多いです。

明るい環境なので、不審者がいるとすぐにわかりますし、第三者が入ることは、ほとんどないといえるでしょう。

しかし、中には、安全性が高いとはいえないトランクルームが存在するのも事実です。屋外型のトランクルームに多いのですが、照明や防犯カメラが設置されていなかったり、敷地入口に鍵が付いていなかったりします。

トランクルームを選ぶ際は、駅から近い場所にあるトランクルームを選ぶか、車が近くまで寄せられるトランクルームを選ぶと、重たい荷物の運び入れも楽になります。エレベーターやリフトがあれば、上の階を借りても荷物の搬入が簡単です。

トランクルームに荷物を運び込む作業を、少人数でしなければならないときは、運びやすさも考慮しておきましょう。

さまざまな条件から、自社に合ったトランクルームを探すときは、Keep Itをご活用ください。

Keep Itは監視カメラが完備されており、SECOMセキュリティを導入しているため、防犯面も整っています。エレベーターや専用駐車場があり、台車の貸し出しも行っているため、大量の荷物を運びこむ際も安心です。

Keep Itには内覧できるトランクルームもありますので、自社に合った費用対効果の高いトランクルームを探してみてください。


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まとめ

徐々に業務をテレワークに移行していき、オフィスを縮小し固定費を削減したいという企業はとても多いです。

トランクルームを借りるエリアによっては、かなり固定費を削減できる可能性もあります。特に都心部の方は、まずお近くのトランクルームを検索して検討してみてはいかがでしょうか。