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オフィス・事務所移転時の準備・手続きについて徹底解説!

オフィス・事務所移転の流れや必要な手続き

オフィスや事務所を移転する際は、決めるべきことや手続きなど、やるべきことがたくさんあります。

普段の業務と並行しながら準備を進めなければならないため、事前に流れや注意点を把握しておくことが大切です。

この記事では、オフィスや事務所の移転する流れや注意点、必要な手続きなどをご紹介します。

オフィス・事務所移転を検討・予定している方はぜひ参考にしてみてください。

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オフィス移転の方針・スケジュールを明確にする

規模の大小に関わらず、会社そのものを引っ越しするというのは簡単な作業ではありません。社員全員でスムーズなオフィス・事務所移転を実現するためにも、まずは軸となる方針を決めておきましょう。

ここでは、オフィス・事務所の移転を行う際に、最初に決めておくべき移転の方針や計画について、具体的な例を紹介します。現在オフィス移転を計画中であれば、参考にしてみてください。

オフィス移転プロジェクトを立ち上げる

移転の方針を決める前に、会社内でオフィス移転プロジェクトを立ち上げて、それを担当する専門のメンバーを決めましょう。

このプロジェクトメンバーは、オフィス移転に関するさまざまな業務の中心となります。

移転時に必要な各種手続きや手配、社内外への連絡、移転スケジュールの管理などを担います。

移転作業だけでなく、場合によっては経営層の考えや企業としての課題をまとめたり実行したりすることもあるため、非常に重要な役割だといえるでしょう。

スムーズなオフィス移転を実現できるかどうかは、プロジェクトの内容と担当メンバーがカギとなります。人選は慎重に行い、経営層はプロジェクトがうまくいくよう積極的にバックアップすることが大切です。

現オフィスの問題点・課題を洗い出す

プロジェクトを立ち上げてメンバーが決まったら、現オフィスで抱えている経営上の課題を洗い出します。そして、移転先のオフィスでこれらの課題を解決できるかどうかを検討していくことになります。

オフィス移転とは、単なる引っ越しではありません。企業が新しい環境へ移転するというのは、経営戦略的にも大きな意味を持つ取り組みだといえるでしょう。

効果的なオフィス移転を行ったことで、経営改善につながったケースもあります。具体的には、「企業ブランディング」「ガバナンスの浸透」「会社全体の意識向上」などが挙げられます。

そのためにも、現オフィスが抱えている課題や問題をうまく洗い出す必要があります。

課題を洗い出す方法としては、プロジェクトメンバーが経営層や従業員に対してアンケートやヒアリングを行うのが基本です。それぞれの立場で書かれたアンケートなどで課題が明確になれば、移転の方針も具体的に決めることができるでしょう。

課題を明確にし、それをふまえて移転先で新しい働き方を実現するというのも、オフィス移転の重要な目的です。

オフィス移転のスケジュールを決める

オフィス移転の方針が決まったら、次はスケジュールを組む段階です。

ここでポイントとなるのが、「移転後に想定している営業開始の時期から逆算してスケジュールを作成する」ということです。

こうすることで、移転フェーズごとに必要な業務や確認事項などをリストアップしやすくなり、見落とし防止にもつながります。もしも重要な作業をうっかり見落してしまった場合、移転作業だけでなく通常業務へも支障を及ぼすことにもなりかねません。そうならないためにも、リストの内容は慎重に作成しましょう。

会社の規模にもよりますが、オフィス移転にかかる期間は6~9ヶ月くらいが一般的といわれています。

とはいえ、移転の際はイレギュラーな事態が起こる可能性も考慮すべきです。それだけでなく、通常業務も並行して行わなくてはなりません。

こういった理由からも、スケジュール作成の際は、移転期間に十分な余裕をもたせておくのが安心です。具体的には、スケジュールは1年くらい前から立てるのが理想的です。

オフィス移転前の準備・手続き

オフィス移転の具体的な方針や計画が決まったら、次は必要な手続きを順次行っていきます。

ここからは、オフィス移転前に行う具体的な手続きについて紹介します。

契約解除の意思表示(解約予告)

オフィスを退去するときは、予定日の6ヶ月前までに貸主へ告知するのが一般的です。または、賃貸借契約書に期限が記載されているので、あらかじめ目を通しておきましょう。

万が一告知が遅れてしまうと、違約金を請求されたり、退去後も家賃を払い続けなければいけなかったりするなど、無駄な出費が発生します。口頭か書面か連絡方法についても注意したいところです。

原状回復工事の手配

オフィスを退去するときは、原状回復して貸主に返還しなければいけません。原状回復は契約期間内に済ませる決まりですから、現在のオフィスと新しいオフィスを借りる期間は、どうしても重複します。

重複期間を最小限にするためにも、退去後すぐ原状回復できるように業者を手配しましょう。見積もりを比較する時間を考えると、手配する目安は退去の4ヶ月くらい前です。

ただし、貸主によっては原状回復する業者が指定されている場合があります。どこまで原状回復するのかも、貸主によって異なるため、見積もりを取る前に相談しておくと、無駄なトラブルや出費を防げて安心です。

預託金(保証金)の返還

オフィスを借りるときは、敷金や保証金といった担保を貸主に預託しているはずです。

退去の際に返還されるので、いつどのような形で戻ってくるのか確認しましょう。

物件(オフィス・事務所)探し

ここまでくれば、いよいよ新オフィスの物件探しです。物件選定は、さまざまな角度から熟考し決定しなければならない、非常に大変な手続きのひとつでもあります。

まず考えなければならないのは、どこにオフィスを構えるのかということです。いわゆる「立地」ですが、オフィスの立地を考える際には、企業戦略に沿った場所を考えなければなりません。

なぜなら、借りる場所によっては、企業のブランディングにもつながる可能性が高いからです。

さらに、社員の通勤しやすい場所であるかということも考えなければなりません。場所によっては、社員の交通費も変わりますし、距離や電車やバス、交通の混雑具合によっては出勤時間に配慮する必要性が出てくることもあるでしょう。

電車通勤やバス通勤の社員が多い場合は、通勤時間や営業活動などに関わってくる、最寄り駅からの距離も重要です。

そして取引先とアクセスしやすい場所を選ばなければ、業務効率が悪くなり、社員にも取引先にも迷惑をかけることになります。

会社を運営していく上で利用する頻度が多い、役所や郵便局、銀行が近くにあるか、会社に食堂を併設しない場合は、ランチを購入できるコンビニや飲食店が周りにあるかなどもチェックしておくと良いでしょう。

ここまでは、立地について考えておくべきことを解説しましたが、これから会社を存続させていく上で欠かすことのできない「コスト面」についても慎重に考えなければなりません。

賃貸オフィスは、毎月の賃料だけでなく、共益費や保証料、更新料などたくさんの費用がかかります。

これらのコストは、立地やオフィスの広さ、設備などによって大きく変動しますので、無理なく払える値段であるか、コストパフォーマンスも含め慎重に精査しましょう。

そして、設備面の確認も非常に重要なポイントです。セキュリティ機能や空調はもちろん、電話回線数や電気の容量など、業務に支障が出ず安全に運営できるかも考えてください。

車通勤する社員の人数や、営業車の台数に合わせて、駐車場の確保も忘れずにしておく必要があります。

多くの駐車場が必要な場合は、オフィス近隣の駐車場を別途追加で契約しなければならないこともあるので、しっかり把握しておきましょう。

住所変更の手続き・金融機関への連絡

移転するオフィスが決まったら、取引先やお客様に新オフィスの住所を伝えなくてはなりませんし、業務に使うさまざまなものの住所変更も必要です。

まず、新オフィスが決まって住所が確定した時点から変更できるものは、少しずつ変更する準備をしておきましょう。

新住所決定時点で、すぐに準備に取り掛かることができるものに、社判やゴム印、印章などの印鑑関係の注文があります。印鑑類は、仕事をする上で使用頻度が高く、重要度も高いため、できるだけ早くから準備に取り掛かるようにしましょう。

社員全員の名刺に記載してある住所や社員証も、変更しなければなりません。古い名刺を破棄して新しい名刺や社員証を注文するか、既存の名刺や社員証に住所シールを貼って修正するか考えましょう。

封筒や伝票、契約書など、会社の住所が印字されているものは、すべて交換する準備をしてください。

会社のホームページに記載している住所も変更しなければなりませんが、まずは事前告知をしておいて、新オフィスに移転してから正式に変更するようにするとスムーズです。

取引している金融機関への連絡は、基本的に3ヶ月前を目安に連絡してください。

取引先への挨拶

前述した金融機関以外にも、取引先に対しても移転の挨拶を行います。

取引先でも登録情報の変更などが必要なので、最低でも移転1ヶ月前には挨拶状を送りましょう。

そのほかには、会計事務所、ネットワーク業者、コピー機などのリース会社、消耗品の購入先、警備会社、新聞の定期購読などの取引先へも挨拶状や告知が必要です。

挨拶状の漏れを防ぐためにも、あらかじめ自社で送り先リストを作っておくのがおすすめです。リスト作成後は抜けがないか、各部署の責任者にチェックしてもらうと良いでしょう。

社内を対象としたオフィス移転説明会の実施

会社全体でスムーズな移転を行うためにも、移転業務のマニュアルなどを記載した説明資料を作成します。さらにそれを元に、社内に向けてオフィス移転説明会を実施します。

説明資料には、オフィス移転の方針や概要だけでなく、今後社員に任せる移転業務の内容も具体的に記載しておきます。その際は、To Doリストなども作って役割分担を決めておくと良いでしょう。一般家庭の引っ越しなどと違い、規模によっては大人数で行う集団の作業なので、移転に関する共有は非常に大切です。

早い段階から説明会で目的や作業内容を全体共有しておけば、実際の移転業務がスムーズに行えるようになります。

移転後は、社員全員が新しいオフィスを問題なく利用できるように、館内の規則や鍵の管理方法、安全管理システムなどについて周知します。

新しいオフィスのレイアウト・備品の準備

オフィスを引越しする際の準備

ここからは、新しいオフィスの環境や引っ越しに関する準備などを紹介します。

レイアウトを考える

オフィスを移転する目的の中には、「より良い環境で働きたい」というのがあるはずです。担当者は、経営者や社員の意向を踏まえてレイアウトを考えなければいけません。たとえば、動線や使い勝手、居心地、デザインなどです。

業者に依頼すると、方向性や予算に基づいてプロの視点から具体化してくれます。レイアウトが固まったら、工期の設定や追加する什器の発注などを行いましょう。

必要な家具やOA機器の選定・発注する

計画したレイアウトをもとに、移転後のオフィスに必要な家具やOA機器などをリストにします。

これらは、前述した「より良い環境づくり」に直結する要素でもあるので、リストに記入する項目や家具などは、よく考えてから決定しましょう。リスト作成後は各業者に見積もり依頼して、発注などを適宜行っていきます。

また、新しい家具の発注だけでなく、不要となった家具の廃棄リストも作っておきます。購入と同じく、こちらも業者に見積もり依頼をしておきましょう。

オフィス移転時の引っ越し手続き・準備

オフィスを移転するときに、荷物を運ぶのは引っ越し業者の役目です。どのような点に気をつけて、打ち合わせすればよいのでしょうか。

引っ越し業者の選定

まずは複数の引っ越し業者に声をかけて見積もりを出してもらいますが、その前に、所要時間や運ぶ荷物の量、希望するサービスを明確にしておきましょう。

たとえば、梱包資材の用意や荷物を搬出入するときの養生(建物の保護)、不要な備品の廃棄などです。業者によっては配線やネットワークの構築までしてくれるところもあります。コストとサービスの両方を比較して、条件を満たしてくれる引っ越し業者に依頼しましょう。

作業内容の確認

引っ越し業者との打ち合わせでは、荷物の搬送経路やエレベーターの有無、搬入先のレイアウトなどを確認してもらいます。単に図面を渡すのではなく、実際に現地を見て、採寸してもらったほうが良いでしょう。できれば、建物の管理会社も交えて打ち合わせできると安心です。

さらに、必要となる梱包資材の量や運ぶ荷物と捨てる荷物についても伝えておきます。中身や行先によって色分けやラベリングしておくと、引っ越し業者に限らず、誰でも一目でどのように扱えば良いか分かるでしょう。

当日は現在のオフィスと新しいオフィスに、引っ越し業者との窓口になる担当者を配置し、行き違いや積み残しが無いようにチェックします。

内装工事に関する手続き

オフィス移転では、内装工事やセキュリティに関する手続きも必要です。この項では、それらについて解説します。

内装工事の手配

作成したレイアウトをもとに、内装工事の手配を進めていきます。

その際は、業者に依頼した見積もり内容が要件に合っているかを確認します。確認した見積もり内容から、工事費用の最終的な金額を導き出しましょう。

内装工事は全体スケジュールに大きく影響する要素なので、余裕をもって進めていく必要があります。移転の3ヵ月前に業者へ依頼するのが一般的です。現在のタスクをしっかりと把握したうえで、計画的に工事を進めていきましょう。

また、内装工事とあわせてセキュリティの設備を依頼しておきます。セキュリティに関しても内装業者と同様に、余裕をもって3ヵ月前に依頼をするのがベストだといえるでしょう。

そのほか内装工事における確認項目

内装工事に関しては、以下の点についても確認しておくことが大切です。一度工事を行ってしまうと、変更や建て直しは困難なので、事前確認はしっかりと行ってください。

企業イメージに合っているか

工事前は、レイアウトだけでなく移転先オフィスの色やコンセプトなども確認しておきましょう。

工事スケジュールの確認

担当者は工事業者と工事当日までに、定期的な連絡を取るようにしましょう。

消防法上の問題がない間取りであるか

工事業者に立ち会ってもらい、問題なく図面どおりであるかを確認しましょう。

空調設備の追加や位置の変更などはあるか

もしもレイアウトの変更があった場合、きちんと空調設備に変更が反映されているかを確認しましょう。

使いやすい位置に電源があるか

実際に電源を使ってみて、使いづらいようなら電源を追加で設置してもらいましょう。

十分な収納スペースはあるか

棚やロッカーなどの収納家具が、発注したとおりのサイズであるかを確認しましょう。

オフィス・事務所移転で必要な各種届出

オフィスを移転すると、住所変更に伴うさまざまな手続きが必要です。事業の形態や規模によって、すべて必要だったり、一部だけで良かったりします。

法務局

会社を設立していると、法務局に商業・法人登記をしているため、変更が生じるたびに手続きしなければいけません。移転の場合は「移転登記申請書」を法務局に提出します。期限は、本店なら移転した日から2週間以内、支店なら3週間以内です。

なお、移転によって法務局の管轄が変わる場合は、現在と新しい法務局の2ヶ所で手続きします。

税務署

どこの法人でも必ず提出しなければいけないのが、「異動届出書」です。給与の支払いがあるなら「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」も提出します。消費税の対象であり、税務署の管轄が変わるなら「消費税異動届出書」を提出しなければいけません。

移転によって税務署の管轄が変わるときの提出先は、いずれも変更前の税務署です。郵送でも提出できます。期限は、「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」のみ移転した日から1ヶ月以内となっており、ほかは「速やかに」「遅滞なく」です。早めに手続きを済ませたほうが良いでしょう。

都道府県税事務所

税務署では国税に関する手続きしかできないため、地方税については都道府県の税事務所や市区町村の納税課で手続きします。提出する書類や期限は自治体によって異なるため、事前に問い合わせたほうが二度手間にならないでしょう。法人登記簿謄本のコピーは必要になるかもしれません。

なお、国税と違って地方税で管轄が変わったときは、変更前と変更後の自治体で、それぞれ手続きが必要です。新規に法人を設立するときと同様の手続きを求められる場合もあります。

年金事務所

移転から5日以内に「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」を提出します。窓口は管轄の年金事務所です。手続きにあたっては、法人登記簿謄本のコピーを用意しましょう。

移転によって管轄が変わる場合は、変更前の年金事務所が窓口になります。管轄が変わるのは、手続きした翌月(タイミングによっては翌々月)の1日からです。

労働基準監督署

労災保険の対象であれば、手続きが必要です。移転した翌日から10日以内に「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。複写で、社印を押す様式です。管轄が変わった場合は、変更後の労働基準監督署が窓口となります。

公共職業安定所

雇用保険の対象であれば、手続きが必要です。同じく移転した翌日から10日以内に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。「労働保険名称、所在地等変更届」の控えと法人登記簿謄本のコピー、社印を忘れずに持参しましょう。管轄が変わった場合は、変更後の公共職業安定所が窓口となります。

郵便局

そして、忘れてはいけないのが郵便局に提出する「転居届」です。手続きすると、以前の住所に届いた郵便物が新しいオフィスに転送されます。いつでも手続きできますが、転送されるのは転居届を提出した日から1年間です。転居した日から1年間ではないので注意しましょう。手続きにあたっては代表者名の記入と押印が必要です。

消防署

オフィス新設時には、「防火対象物使用開始届出書」と「防火対象物工事等計画届出書」を消防署に提出しなければなりません。

これらの書類は、新オフィスがある住所の管轄になっている消防署へ提出しますが、提出期限が定められているので注意しなければなりません。

「防火対象物使用開始届出書」は、新オフィスの使用を開始してから7日以内に提出、「防火対象物工事等計画届出書」は、新オフィスの内装工事をする場合のみ提出ですが、着工の7日前までに消防署へ提出してください。

「 防火・防災管理者選任(解任)届出書」と「消防計画作成(変更)届出書」も、消防署へ提出する書類です。

「 防火・防災管理者選任(解任)届出書」と「消防計画作成(変更)届出書」は、オフィスを移転する7日前までに提出します。

内装工事をする場合に提出しなければならない「防火対象物工事等計画届出書」は、内装工事業者が代行して提出してくれることもありますので、まずは内装を依頼する業者に確認しましょう。

警察署

営業などで使用する社用車やバイクを所持していて、オフィス移転後も使用する場合は、駐車場がある住所を管轄している警察署へ、車庫証明と呼ばれる「自動車保管場所証明書」を提出しなければなりません。

車庫証明の添付書類には、保管場所標章交付申請書や保管場所の所在図と配置図、保管場所の使用権限を疎明する書類、使用する本拠の位置が確認できるものが必要です。

わからない書類がある場合は、警察署へ問い合わせて漏れのないように準備しましょう。

オフィス移転時の荷物の保管場所は?

オフィス移転時の荷物の保管場所

オフィスの移転では、たくさんの荷物や設備を移動することになります。オフィスの規模によっては、今ある荷物の一部をいったん手放したいというケースも出てくるでしょう。

次は、オフィス移転時の荷物の一時保管場所について確認していきましょう。

荷物一時預かりサービス

引っ越し業者によっては、荷物一時預かりサービスを提供してる場合があります。

その名のとおり、荷物を一定期間預かってくれるサービスで、引っ越しの途中で荷物を預かってもらうことができます。

荷物の量や預かり期間によって料金が変動することから、事前に計画を立てておかなければなりません。

また、荷物の種類によっては預けることができない場合があるほか、預かり期間中に自由に荷物の出し入れを行えないという点も注意が必要です。

トランクルームを活用

オフィス・事務所移転時の荷物の一時保管先として、トランクルームを活用するのも一策です。

トランクルームとは、収納スペースをレンタルできるサービスのこと。

一般客向けのイメージがありますが、事業者向けにサービスを提供しているトランクルームも少なくありません。

トランクルームの種類にもよりますが、預けたい荷物の量に応じて部屋サイズを選択することができ、温度・湿度を調整する空調設備や、セキュリティが充実しているところも少なくありません。

移転後も備品や書類の保管場所として活用することができるので、トランクルームの利用も選択肢に加えてみることをおすすめします。

まとめ

今回は、オフィス・事務所を移転する際の流れや注意点、必要な手続きなどをご紹介しました。

オフィス・事務所移転をスムーズに進めるためにも、今回ご紹介した情報も参考に準備を進めてみてはいかがでしょうか。

また、引っ越しに伴う荷物の一時保管場所として、トランクルームの活用も検討してみることをおすすめします。

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