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企業が扱う書類の保管方法は?文書整理のコツをご紹介!

会社文書の保管・整理

企業では、日々多くの文書・書類が扱われています。

そして、そうした文書のなかには法令によって保存年数が定められているものもあるため、保管方法には注意が必要です。

また、限られたオフィススペースを有効活用するためには、文書整理も重要です。

そこで今回は、企業が扱う文書・書類の保管方法や整理のポイントをご紹介します。

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書類の保存期間は?

最初に、オフィスの書類の保管期間について解説していきましょう。

オフィスの整理整頓をするためには、書類も片付けていかなくてはいけません。ですが、オフィスの書類は重要度にあわせて、それぞれ保管期間が設定されているのが一般的です。

保存期間は会社法をはじめとする各種法令で定められていて、こういった書類は「法定保存文書」と呼ばれています。

いくら片付けるためとはいえ、オフィスの書類を間違って廃棄してしまうと、会社に損害を与えかねません。それぞれの書類の特徴や、保管すべき期間をしっかり理解しておきましょう。

永久保管すべき書類

会社にとって特に重要度の高い書類は、永久的に保存する必要があります。会社や事業の存続にかかわる次のような書類が一般的です。

ですが、書類の保管期間や対象は、企業によっても違います。なかには法律の規定によらず、個別に永久保存をする文書規定を設けている企業もあるため、実際に書類の整理や廃棄をする場合は事前に確認しておくと安心です。

  • 定款
  • 株主名簿
  • 官公庁への提出文書
  • 知的所有権に関する書類
  • 登記、訴訟関係書類
  • 社規や社則の通達文書
  • 重要な人物に係る書類
  • 従業員の社会保険などの書類 など

ここでいう官公庁への提出文書には、行政からの許可書や認可書、通達なども含まれます。

知的所有権に関する書類については、行政からの特許証や登録証だけでなく、特許料や登録料の受領書などもあわせて保管しておく必要があります。

5年~10年保管すべき書類

次に重要度の高い書類は、5年間から10年の保存期間が設定されるのが一般的です。次のような書類が該当しますが、根拠となる法令によって期間がかわってくるため、あわせて確認しておいてください。

  • 株主総会議事録
  • 取締役会議事録
  • 監査役会議事録
  • 委員会議事録
  • 決算に必要な書類
  • 取引に使われた帳簿
  • 監査報告書
  • 従業員の身元保証書 など

目安としては、人事・総務に関わるものは5年前後、経理や税務に関わるものは7年、会社法に関連する書類なら10年と覚えておくといいでしょう。

雇用保険に関するものや、その他の雑書類は、1年間から3年の範囲で保存期間が設定されるのが一般的です。

目安としては、人事・総務に関わるものは5年前後、経理や税務に関わるものは7年、会社法に関連する書類なら10年と覚えておくといいでしょう。

雇用保険に関するものや、その他の雑書類は、1年間から3年の範囲で保存期間が設定されるのが一般的です。

保存期間が1年以上5年未満の文書

保存期限が3年のものに、賃金台帳、雇入れ、解雇、退職に関する書類など労働関係の重要書類などを含む「労働者名簿」、労働保険の徴収、納付等の関係書類などを含む「労災保険に関する書類」があり、2年間は保存する必要があるとされている書類には、雇用保険、健康保険、厚生年金保険に関する書類があります。

オフィス書類の保管方法

オフィスの書類の保管方法

オフィスの書類の保管方法を詳しく解説していきましょう。

保管期間がそれぞれ違うとはいえ、オフィスの書類は企業の発展のために重要な書類です。必要な書類を、次年度以降に確実に引き継ぐ保管を心掛けてくださいね。

書類を分類する

オフィスの書類の保管の第一歩は、分類です。まずは保管が必要な書類と、そうでないものを分けることから始めましょう。

残念ながらオフィスの保管スペースには上限があり、全ての書類を保管することはできません。不要だと判断した書類は一定期間保管したら、順次処分をしていきましょう。あわせて現在保管中の書類も確認して、保管期限が切れたものは廃棄していくと、オフィスがすっきり片付きますよ。

次に保管する書類を重要度や保存期間に応じて、分類していく作業に移りましょう。保管期間に応じて分けておけば、誤って必要な書類を廃棄してしまうリスクを減らすことができます。

あわせて使用頻度の高いもの、使わないけれど重要な書類など、細かく分けておくといいでしょう。保管する前に分類しておけば、のちのちの書類整理や、保存期間が経過して廃棄する作業がグンと楽になりますよ

フォルダーやファイルなどに入れる

保管する書類はフォルダーやファイルなどに整理して、立てて保管するといいでしょう。

オフィスの書類は平置きしたり、まとめてヒモなどでくくったりすると、後で見直しが難しくなります。平置きは書類が混じりやすく、紛失の原因にもなりやすいため、面倒でもファイリング保管を心掛けてください。

ファイルは内容によって色分けするか、背表紙に名前を書いたシールやラベルを貼るなど、内容や分類がわかりやすい工夫をしましょう。前年度や以前の経過を書類で確認しやすくなり、事業を効率よく運営するのに役立ちます。

保管場所を決める

書類がファイリングできたら、あとはふさわしい保管場所を決めて収納すれば作業は完了です。本棚やキャビネットを活用して、背表紙が見えるように書類を収納していきましょう。

書類の使い方にあわせて年度ごと、もしくは同じ内容の物を近くに集めて収納すると、書類の確認がしやすくなりますよ。

年度の新しいファイルや、使用頻度の高いファイルは、オフィスのすぐ手に届く場所で保管しましょう。動線が短くなることで、作業ペースが上がります。ただし年度ごとにどんどんファイルが増えるため、すこし余裕を持って、広いスペースを確保することをおすすめします。

一定期間後に廃棄する保管書類や、頻繁に確認する必要がない長期保管書類のファイルは、倉庫などに保管するといいでしょう。オフィス内の作業スペースが無駄に圧迫されず、広くなって、仕事がはかどりますよ。

ただし紙の書類は、紫外線や湿度、温度などの影響で劣化してしまいます。重要書類を保管する場所は直射日光が差し込まない、温度変化の少ない冷暗所が理想です。書類の変色や文字の褪色を防ぐためにも、温度20℃前後、湿度60%前後を目安に保管場所を選ぶといいでしょう。

文書すっきりと整理するコツ

さまざまなツールや方法を駆使することで、さらに効率よく保管することができます。

文書整理を効率化する方法やツールをご紹介していきますので、自社にあった方法を選択してください。

外部の保管サービスを利用する

文書保管サービスをおこなっている会社に依頼して、文書を安全に保管してもらう方法です。依頼はウェブから簡単にすることができ、書類の入出庫はもちろん、期限が過ぎた文書の破棄依頼もできます。

気軽に依頼しやすい外部の保管サービスですが、重要な文書を保管する場合は、立地や利便性、セキュリティー面を考慮して慎重に選ばなければなりません。

津波や洪水など水の被害を受けにくい場所か、地震が起きても液状化の危険性はないか、火災発生要因がないかなど、しっかりと下調べをしておくようにしましょう。

機密文書などを保管する場合は、情報取り扱い面でのスタッフ教育はされているかという点も重要となってきます。

さまざまな提供サービスを比較して、自社にあった保管サービス業者を選びましょう。

クラウドで文書管理する

最近主流となっている文書の保管方法は、紙の文書を保管するだけでなく、電子化したものをクラウドで管理するという方法です。

社内にあるすべての文書をデジタル化することで、検索で呼び出しも簡単にできますし、社内で書類の共有も簡単にできるようになります。

結果、文書を探す手間が省けコストの削減や時間の節約に効果を発揮し、仕事の効率化に大きく役立つのです。

文書保管にトランクルーム活用もおすすめ

会社文書の保管にトランクルームを活用

文書の保管場所として、トランクルームの活用もおすすめです。

トランクルームとは月額制で収納スペースをレンタルできるサービスのこと。なかでも、屋内型トランクルームと呼ばれるタイプは、書類の保管に適した環境です。

次は、文書保管に屋内型トランクルームが役立つ理由を見ていきましょう。

劣化に強い保管環境

多くの屋内型トランクルームでは、空調設備によって温度・湿度がコントロールされています。

そのため、書類を長期間保存していても、カビの発生や変形、褪色などの劣化が起こりにくい環境です。

充実のセキュリティ

セキュリティが充実している点も、トランクルームが会社文書の保管に適している理由のひとつです。

たとえば、セキュリティカードによる入退館管理や、防犯カメラでの監視、セキュリティ会社との提携など、盗難対策が施されているトランクルームは少なくありません。

重要書類の保管場所としても十分に活用することができるでしょう。

オフィススペースを有効活用できる

オフィススペースを有効活用できるという点も、トランクルームのメリットです。

会社で扱う文書の多くは保存年数が定められているため、その量は年々増えてしまいがちです。そのため、オフィスに書類の保管スペースが手狭になってしまうことも少なくありません。

トランクルームは部屋サイズが豊富に用意されているのが特徴で、預ける荷物の量に応じて適切なサイズを選択することができます。

書類をトランクルームに預けることで、オフィススペースを広く快適に保つことができるでしょう。

まとめ

トランクルームを活用することで、オフィススペースを圧迫することなく、劣化に強い環境で保管しておくことができます。

今回ご紹介した情報も参考に、オフィスの文書整理に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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