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企業が扱う書類の保管方法は?基本の流れや効率化のアイデアもご紹介!

会社文書の保管・整理

オフィススペースを有効活用するためには、書類の適切な保管・整理がとても重要です。

しかしそもそも、「企業で扱う書類はどのように保管すればいいの?」と疑問をお持ちの方も多いのでは?

書類のなかには法令によって保管年数が定められているものもあるので注意が必要です。

今回は、企業が扱う書類の保管方法や保管の基本的な流れを解説します。書類の保管を効率化するアイデアも紹介しているので、あわせて参考にしてみてください。

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企業で扱う書類の保管方法とは?

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企業で扱う書類の保管方法は、紙のままの保管か、電子データによる保管の2つに大きく分かれます。

会計関連書類などの帳簿書類は、紙での保存が原則とされています。紙で発行・受領した書類をデータ化して保存したり、データとして発行・受領する場合には、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

2022年1月の電子帳簿保存法改正により要件が緩和されたものの、なにも対応せずに書類を電子化することはできないため注意しましょう。
参考:電子帳簿保存法の要件|国税庁

企業で扱う書類には保管期間がある?

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企業で扱う書類は原則紙で保管しなければならないため、オフィスの書類はどんどん溜まっていきます。

そのため、オフィスを整理整頓するために書類を片づける必要があります。

その際に重要なポイントが、保管期間ごとに書類を分類することです。

会社法をはじめとする各種法令で保管期間が定められている書類は「法定保存文書」と呼ばれ、文書の種類によってそれぞれ保管期間が設けられています。

重要な書類を誤って廃棄してしまうと、適正な税務処理を行うことができずにペナルティを課されたり、企業としての信用を失う事態に発展する可能性があります。

保管すべき期間について、しっかりと理解しておきましょう。

永久保管が必要な書類

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会社にとってとくに重要度の高い書類は、永久的に保存する必要があります。

該当する書類としては、会社や事業の存続にかかわる次のようなものが一般的です。

永久的に保管すべき書類

  • 定款
  • 株主名簿
  • 官公庁への提出書類
  • 知的所有権に関する書類
  • 登記、訴訟関係書類
  • 社規や社則の通達書類
  • 重要な人物に係る書類
  • 従業員の社会保険などの書類 など

官公庁への提出書類には、行政からの許可書や認可書、通達なども含まれます。

知的所有権に関する書類については、行政からの特許証や登録証だけでなく、特許料や登録料の受領書などもあわせて保管しておく必要があるので注意しましょう。

また、書類の保管期間や対象は企業によっても違うことにも留意しておくとよいです。

なかには法律の規定によらず、個別に永久保存をする書類規定を設けている企業もあります。

実際に書類の整理や廃棄をする場合は事前に確認しておくと安心でしょう。

5年~10年間の保管が必要な書類

次に重要度の高い書類は、5年から10年間の保管期間が設定されるのが一般的です。

以下のような書類が該当しますが、根拠となる法令によって期間が変わってくるため、あわせて確認しておいてください。

5年~10年間保管すべき書類

  • 株主総会議事録
  • 取締役会議事録
  • 取締役会議事録
  • 委員会議事録
  • 決算に必要な書類
  • 取引に使われた帳簿
  • 監査報告書
  • 従業員の身元保証書 など

目安としては、人事・総務に関わるものは5年前後、経理や税務に関わるものは7年、会社法に関連する書類なら10年と覚えておくといいでしょう。

雇用保険に関するものやその他の雑書類は、1年から3年間の範囲で保管期間が設定されるのが一般的です。

1年~5年間の保管が必要な書類

保管期限が3年のものとしては、労働関係の重要書類などを含む「労働者名簿」があります。このなかに、賃金台帳、雇入れ、解雇、退職に関する書類などが含まれます。

また、労働保険の徴収、納付等の関係書類などを含む「労災保険に関する書類」も同様に3年間の保管が定められています。

2年間の保管が必要とされている書類には、雇用保険、健康保険、厚生年金保険に関する書類があります。

保管期間に決まりがない書類

そのほか、法令で保管期間が定められていない書類は、自社で保管期間の基準を設定します。

ポイントは、社内で保管期間の基準を統一すること。部署ごとに書類の保存期間が異なると混乱を招く恐れがあります。

分類して保管されていない書類はどんどん溜まっていきます。

その結果、不要な書類を廃棄する際に重要な書類も捨ててしまうというケースを招きかねないので、早めの分類を心がけましょう。

保管期間が過ぎた書類

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保管期間が過ぎた書類は、速やかに処分しましょう。

ただし、個人情報や機密情報が外部に漏れないように、適切な方法で処分することが大切です。

紙の書類の場合は、シュレッダーで細かく裁断するのが一般的。不要な書類を手軽に処分できます。

しかし、廃棄する書類が多いと処理に時間がかかります。また、裁断するときの目が粗いと復元されてしまう可能性もあるので注意が必要です。

シュレッダー以外に、書類を溶かす専門業者に依頼するという手段もあります。

書類を完全に溶解してもらえるため、復元される心配がないのがメリット。

ただし、業者が秘密裏に情報を取得してしまうリスクはあるので、業者が信頼できるかどうかをよく見極める必要があるでしょう。

なお、マイナンバーが記載されている書類の処分には注意が必要です。

政府のマイナンバーに関するガイドラインによると、「マイナンバーをはじめとした特定個人情報は、保管期間が過ぎたら速やかに廃棄しなければならない」と定められています。

廃棄する際は、情報漏えいのリスクに備えて復元できない状態にしておくことが重要です。
参考:特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン|個人情報保護委員会

書類保管の基本的な流れ

オフィスの書類の保管方法

企業が扱う書類は種類が多く、保存義務の有無や保管期間もバラバラなため、書類保管のフローを決めて徹底することが大切です。

次は、書類保管の基本的な流れについて確認してきましょう。

まずは書類を分類する

オフィスの書類を保管する第一歩は、分類です。

紙の書類の場合、保存期間を満たした書類は順次廃棄しないと累積的に増え続けてしまいます。

自社で発行したり取引先から受領した書類が、保管が必要な書類か、それとも保管が不要な書類かを分けることから始めましょう。

請求書なら請求書、契約書なら契約書、といった具合に、文書の種類(保存期間)ごとに分類します。

さらに、取引先ごとに仕分けを行ったうえで、発行日(受領日)順に整理しておきましょう。

すでに保管している書類を整理する場合、保存期間を満たした書類は廃棄し、会議資料やパンフレットなどの保存義務がない書類については、実務で必要か否かを判断して不要であれば処分しましょう。

書類をフォルダーやファイルなどに入れる

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分類・仕分けを行った書類は、ファイルに入れて収納するのが一般的です。

ファイルは内容によって色分けするか、背表紙に名前を書いたシールやラベルを貼るなどして、内容や分類がわかりやすい工夫をするとよいでしょう。

前年度や以前の経過を書類で確認しやすくなり、事業を効率よく運営するのに役立ちます。

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書類の保管場所を決める

書類をファイリングできたら、ふさわしい保管場所を決めて収納すれば作業は完了です。

紙の書類は、紫外線や湿度、温度などの影響で劣化してしまうので注意が必要です。

重要書類を保管する場所は直射日光が差し込まず、温度や湿度の変化が少ない場所が理想です。

書類の変色や文字が褪色になってしまうのを防ぐためにも、温度20℃前後、湿度60%前後を目安に保管場所を選ぶといいでしょう。

取り出しやすいようにまとめて保管

本棚やキャビネットを活用して背表紙が見えるように書類を収納していくと、取り出すときに便利です。

同じ内容のものを近くに集めておけば、さらに書類の確認がしやすくなるでしょう。

また、書類の使い方にあわせて年度ごとにまとめておくのもおすすめです。

年度の新しいファイルや使用頻度の高いファイルは、すぐ手に届く場所で保管するとよいです。動線が短くなることで作業ペースが上がります。

ただし、ファイルは年度ごとにどんどん増えるため、余裕を持って広いスペースを確保することをおすすめします。

一定期間後に廃棄する保管書類や、頻繁に確認しない長期保管書類を収納したファイルは、トランクルームなどのレンタルスペースに保管するとよいでしょう。

オフィス内の作業スペースが圧迫されず、広々とした環境になるので仕事がはかどります。詳しくはこちらを参考にしてみてください。

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書類保管を効率化するアイデア

会社備品・書類の保管にトランクルームを活用するメリット

企業で扱う書類は、電子データやスキャンデータであれば効率よく保管できるため、オフィスのスペースを快適に使うことができるでしょう。

しかし場合によっては、企業が保有している書類を1度に電子化することができず、紙の書類を保管するためのスペースが必要なことがあります。

少なくとも電子データに移行するまでの期間は、紙の書類を保管しておかなければならないでしょう。

そのため、書類を電子化するにしても紙の書類をいかに効率よく保管できるかが重要になってきます。

ここでは、紙の書類保管を効率化するアイデアについて解説していきます。自社にあった方法を試してみてください。

外部の保管サービスを利用する

まず、書類や文書の保管サービスを実施している会社に依頼して、書類や書類を安全に保管してもらう方法です。

ウェブから簡単に依頼することができ、書類の入出庫はもちろん、期限が過ぎた書類の破棄依頼もできます。

気軽に依頼しやすい外部の保管サービスですが、重要な書類を保管する場合は、立地や利便性、セキュリティ等を考慮して慎重に選ばなければなりません。

津波や洪水など水害を受けにくい場所か、地震が起きても液状化の危険性はないか、火災発生要因がないかなど、しっかりと下調べをしておくようにしましょう。

機密書類などを保管する場合は、情報の取り扱い面におけるスタッフ教育はなされているかという点も重要になってきます。

さまざまな保管サービスを比較して、自社にあった業者を選びましょう。

クラウドで書類を管理する

先述した電子帳簿保存法の要件を満たしている場合、電子化した書類をクラウドで管理する方法があります。

社内にあるすべての書類をデジタル化することで、検索機能を使って簡単に呼び出すこともできますし、社内での書類の共有もスムーズにできるようになります。

書類を探す手間を省けるため、人的・時間的コストの削減につながり、仕事の効率化に大きく役立ちます。

しかし、クラウドシステムの導入にあたって課題となり得る側面も存在します。

電子化する書類が多い場合は移行に時間がかかりますし、ITシステムの利用が得意でない社員にとってはむしろ弊害になるリスクも考えられます。

自社にとって最適な方法かどうかをよく検討したうえで、導入するとよいでしょう。

レンタル収納スペースで保管する

収納スペースをレンタルできるサービスも書類保管の効率化におすすめです。

一般的に使われることが多いサービスとしては、トランクルームや倉庫、コンテナなどが挙げられます。

会社で扱う書類文書の多くは保存年数が定められているため、その量は年々増えてしまいがち。そのため、オフィスに書類の保管スペースが手狭になってしまうことも少なくありません。

そこでレンタル収納スペースを活用すれば、オフィススペースを有効活用することができます。

企業で扱う重要書類の保管には、トランクルームがおすすめです。トランクルームとは月額制で収納スペースをレンタルできるサービスのこと。

書類をトランクルームに預けることでオフィススペースを広く快適に保つことができるでしょう。

また、ほかのレンタル収納サービスと比べて保管環境やセキュリティが充実していることが多いため、安心して自社の書類を預けておくことが可能です。

ほかにも、クラウドで書類を管理する際にも役立ちます。

たとえば、電子化する書類の量や各書類の保管期間に応じてトランクルームに書類を一時保管しておくことができます。これにより、スムーズにクラウド化を進めることができるでしょう。

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書類の保管には屋内型トランクルームがおすすめ

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ここでは、企業の書類保管におすすめなトランクルームの活用について詳しくご紹介します。

トランクルームは、屋外型、屋内型、宅配型の3種類に大きく分かれます。そして、書類の保管にもっとも適しているのが屋内型トランクルームです。

それでは、書類の保管に屋内型トランクルームがおすすめな理由を見ていきましょう。

劣化に強い保管環境

紙でできた書類は、温度や湿度の変化による影響を受けやすいです。そのため、つねに空調が管理されている環境でないと劣化してしまうおそれがあります。

多くの屋内型トランクルームでは、空調設備によって温度・湿度がコントロールされており、書類の管理に適した環境が備えられています。

書類を長期間保管していても、カビの発生や変形などの劣化が起こりにくいと言えるでしょう。

また、屋内なので直射日光の影響を受けず、書類が色あせるリスクもありません。

安心の防犯セキュリティ

セキュリティが充実している点も、屋内型トランクルームが企業の書類保管に適している理由のひとつです。

屋内にあるトランクルームでは、セキュリティカードによる入退館管理や、防犯カメラでの監視、セキュリティ会社との提携など、盗難対策が施されている業者がほとんどです。

対して、屋外にあるコンテナや倉庫などでは屋内型トランクルームほどセキュリティ対策が充実していないケースが見受けられます。

屋内型トランクルームであれば、企業の重要書類を安心して預けておくことができます。

いつでも必要なときに書類を取り出せる

多くの屋内型トランクルームでは、24時間365日いつでも荷物を取り出すことが可能です。

屋外型トランクルームの場合は取り出せる時間帯が決まっていたり、宅配型のトランクルームの場合は荷物を取り出す申請をしてから届くまでに時間がかかったりします。

屋内型トランクルームであれば、契約者に付与される入退館用のカードや鍵を使えば、誰でも時間を問わず利用することができます。

選べる豊富な部屋サイズ

ほとんどの屋内型トランクルームではさまざまなサイズの部屋が用意されています。

0.5帖程度のお部屋から、6帖以上の大きいお部屋まで豊富なサイズから選ぶことが可能です。

預ける書類の量に応じて適切なサイズを選択すれば、できるだけ価格を抑えながら必要な分の収納スペースを確保することができるでしょう。

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まとめ

今回は、企業が扱う書類の保管方法や保管期間、効率化のアイデアについてご紹介しました。

書類の種類によって保管すべき期間は異なります。

まずは自社で保有している書類を適切に分類したうえで、各書類にあった方法で保管するようにしましょう。

紙の書類保管を効率化したい場合は、屋内型トランクルームの活用がおすすめです。

オフィススペースを圧迫することなく、劣化に強い環境で保管しておくことができます。

今回ご紹介した情報も参考に、オフィスの書類整理に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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