会社備品・書類の保管にトランクルームを活用するメリット

近年、テレワークの推進やシェアオフィスの活用など、「働き方」や「オフィスの在り方」について見直す企業が増えてきています。

そうした中で、オフィス環境の改善方法のひとつとして注目を集めているのが、企業のトランクルーム活用です。

こちらの記事では、企業のトランクルーム活用がオススメされる理由と活用シーン、そして法人向けトランクルームの選び方についてご紹介します。

企業のトランクルーム活用がオススメ

従業員が快適に、そして効率よく業務に取り掛かるためにオフィススペースは重要です。

しかし一方で、日々の業務の合間にオフィススペースの整理に取り組むのは難しく、気が付いたらオフィス内が物で溢れて煩雑になっている企業も多いのではないでしょうか。

また、コスト・労力がかかることから、オフィスの移転や拡充・縮小に踏み出せない企業も少なくありません。

そんな時にオススメなのが、トランクルーム・レンタル収納スペースの活用です。

トランクルームを活用することで、オフィスを拡充・移転することなく、書類や備品、商品在庫などの保管場所を確保することが可能なのです。

企業のトランクルーム活用シーンとは？

次は、企業のトランクルーム活用シーンについて見ていきましょう。

どのような目的でトランクルームを活用するケースが多いのでしょうか。

書類の保管・管理

企業のトランクルーム活用シーンのひとつとして、書類の保管・管理が挙げられます。

社内用の資料から保存期間が定められている重要書類まで、企業はさまざまな書類・文書を管理しています。

とくに、保存期間が定められている重要書類は、長期間にわたって厳重に保管する必要があります。

こうした書類の保管場所がオフィススペースを圧迫しているような場合、トランクルーム活用を検討してみるとよいでしょう。

オフィス家具・備品の保管

オフィス家具や備品の保管場所としてトランクルームを契約する企業もあります。

社員の退社などによって使わなくなった備品やオフィス家具は、保管場所に困ってしまうことが多々あります。

使っていないオフィス家具や備品がないか、いま一度確認してみましょう。

商品在庫の保管

商品在庫を社内で保管している企業では、商品在庫で社内スペースを圧迫しているケースがあります。

また、商品在庫は汚れや温度・湿度変化などによる変質・劣化が起こらないよう、保管環境にも配慮する必要があります。

このような場合、空調設備やセキュリティ対策が充実したトランクルームに保管するのも一策だと言えます。

販促物等の保管

ノベルティやチラシ、パンフレットなどの販促物や、展示会などのイベントで使用する道具などの保管場所としてもトランクルームは適しています。

トランクルームに保管しておくことで、次回必要な時に取り出すことができ、増刷したり新たに発注したりといった手間がかからず、コストダウンにもつながります。

オフィス移転時の一時保管先

オフィスの移転や拡張・縮小工事の際に、オフィスにある物を一時的に移動しなければならないケースがあります。

このような場合も、オフィスにある物の一時保管場所として、トランクルームを役立てることが可能です。

企業がトランクルームを選ぶ際のポイント

トランクルームといってもさまざまな種類があり、保管環境やサービス内容も異なります。

企業がトランクルームを利用する際にチェックするべきポイントを確認していきましょう。

セキュリティの充実度

企業がトランクルームを契約する際に必ずチェックしておきたいのが、セキュリティの充実度です。

施設の入退館管理はどうなっているのか、防犯カメラや通報ボタンなどは設置されているかなど、安心して利用できる制度が整っているか事前に確認しておきましょう。

適切な保管環境

企業がトランクルームに預ける品には、書類などの劣化に弱いものも含まれるため、保管環境も重視するべきポイントです。

預けている品をカビや変質などの劣化から防ぐため、空調設備で温度・湿度を管理しているトランクルームを選ぶべきだと言えるでしょう。

広さ・サイズの豊富さ

選べる部屋サイズも、トランクルーム選びでチェックするべきポイントと言えます。

トランクルームは部屋サイズによって料金が変わるため、預ける品の量に応じて適切なサイズを選択することが大切です。

また、部屋サイズが豊富なトランクルームであれば、預ける荷物の量が増えた場合に大きめの部屋に変更することもできます。

トランクルームの利用形態

トランクルームは、荷物の出し入れ方法で大きく2種類に分けることができ、専用ボックスや段ボールに入れた荷物を集荷・配達してもらう宅配タイプと、契約者が自ら荷物を出し入れできるタイプがあります。

預ける荷物のサイズ・量や、取り出しの頻度がどの程度かに応じて、利用しやすいトランクルームを選びましょう。

まとめ

今回は、企業がトランクルームを活用するべき理由と活用シーン、法人向けのトランクルームの選び方についてご紹介しました。

トランクルームを利用して、オフィス・事務所スペースを見直してみてはいかがでしょうか。