会社や自宅の書類保管にはトランクルームがおすすめ！選び方や役立つ理由もご紹介

書類は少量だとそうでもないのに大量になると保管場所に困ってしまいますよね。

「会社に書類の保管場所がない」

「パンフレットが増えて自宅に収納しきれない」

など、会社や自宅での書類の保管・収納にお悩みならトランクルームの活用がおすすめ。

こちらの記事では書類保管にトランクルームが役立つ理由や書類保管に適したトランクルームをご紹介しています。

書類保管でよくある悩みごと

まずは、会社・自宅それぞれの書類保管のお悩みを見ていきましょう。

会社での書類保管のお悩み

会社での書類保管に関する代表的なお悩みは、探すのが大変、紛失リスクがある、保管場所が不足するといった3つがあります。

必要な書類を探すのが大変

会社が扱う書類は、保管期間がないもの、法律で保管期間が定められているもの、永久に保管が必要だと考えられているものの3つに分類できます。

書類の種類ごとに仕分けるのはもちろん、保管期間があるものはその期間ごとに仕分けておく必要もあります。保管期間ごとに管理できていないと、処分してもいい書類をいつまでも保管することになり、保管コストがかかってしまいます。

きちんと仕分けがされていないと、必要な書類を探すのも大変です。

日々の業務に追われ、書類の管理や仕分けを後回しにしていると、その間にもどんどん書類がたまっていきます。どこに何があるかわからなくなり、必要なときに用意できないという事態に。

書類を探すのに時間がかかると業務が滞り、生産性にも影響します。

紛失するリスクがある

書類が適切に保管されていないと、不要な書類にまざり誤ってシュレッダーをしてしまったり、他の書類にまざり行方がわからなくなってしまったりと、紛失のリスクがあります。

紙で管理している場合、代わりのデータもないので取り返しがつきません。

紛失した書類が個人情報や経営にかかわるものだと会社の信頼を失ったり、営業に支障が出たりと、会社経営にも影響が出ます。

大量にある書類の保管場所がない

会社で取り扱う書類は多様で、その量も膨大なので、社内のスペースを長年占拠してしまいます。会社が存続する限り、書類は発生し続けるので将来的には今、確保できている書類の保管場所よりさらに広いスペースが必要になります。

新たに書類の保管場所を確保する際に、やむを得ず社員が働くスペースを削減するという方法もあるでしょう。書類の保管場所の問題を解決できても、今後社員を増員した際に、働く場所を確保できないという新たな問題が発生してしまいます。

自宅での書類保管のお悩み

自宅にたまりがちな書類も、置き場所を考えないと破損したり紛失の可能性があります。

パンフレットが破損したり傷んでしまう

映画や舞台などのパンフレットやチラシを集めているうちに、いつの間にかたくさんたまってしまい収納に困ってしまったことはありませんか。

収納場所や収納方法を考えないと、パンフレットやチラシが折れ曲がってしまい、きれいな状態で保管するのが困難です。狭い収納スペースに無理やりパンフレットやチラシを詰め込むと、取り出すときに破けてしまう原因にもなります。

さらに、紙でできている以上、湿気や直射日光にも気を付けないと、カビや退色といった劣化の心配もあります。あとで見返したいと思ったときに、劣化しているとがっかりですよね。大事なものであれば保管環境もしっかり考えましょう。

必要な保証書や取扱説明書を紛失する

家電を購入したときについてくる保証書や取扱説明書も気が付くとたまりがち。

取扱説明書は最初のうちは必要でも、操作に慣れてくると使う機会が減ってきますよね。

保証書も修理などが必要になった際は必要ですが、普段はなかなか使う機会がなく、どこにしまっておいたか忘れてしまうケースも。

家電の買い替えにより取扱説明書や保証書の量が増えてくると置き場所にも悩みます。置き場所を決めていないと、チラシやDMにまぎれて、誤って捨ててしまう可能性もあります。

トランクルームが書類保管に役立つ理由

次は、会社や自宅の書類保管にトランクルームが役立つ理由をご紹介します。

会社の書類保管にトランクルームを使うと

会社の書類保管にトランクルームが役立つ理由として4つのメリットをご紹介します。

書類を整理できて管理しやすくなる

広めのトランクルームを借りてキャビネットを設置すると、書類の種類や保管期間ごとに書類を管理しやすくなります。

トランクルームは最初は何もない空間ですが、キャビネットや収納ボックスなどを持ち込んで、保管しやすいように工夫することが可能です。

オフィスでは書類をファイリングしてキャビネットに保管するのが一般的かと思います。

広めのトランクルームならキャビネットを設置できる広さが確保できるので、オフィスと同様の保管環境をトランクルームにも再現できます。やりなれた方法だと、保管場所が変わっても今まで通り管理しやすいですよね。

使用するキャビネットを経理部、総務部など部署ごとに分けておけば、トランクルーム内で同じ部屋を借りても書類が混同したり紛失したりすることも防げるでしょう。

書類が増えた場合も対応しやすい

会社で書類の保管場所を確保できなくなった際に、不足する保管場所をトランクルームで補うことができます。

トランクルームによっては借りる際に、使用する部屋のサイズを選べます。

月々の利用料金は部屋の広さで変わってきますので、会社で使える予算や必要としている保管場所の面積などを考慮したうえで適切なスペースを確保できます。

トランクルームの空き状況にもよりますが、最初は狭い場所を借りて、書類が増えてきたら同じトランクルーム内で広めの部屋を借りなおすということも可能です。

最初から広めの部屋を借りると書類だけでなく、たまにしか使わない会社の備品や販促物などの保管場所にもトランクルームを活用できます。

会社のスペースを効率よく使える

トランクルームを使って書類保管をすると、会社でこれまで書類保管用に使用していたスペースをほかの用途に使えるようになります。

たとえば、人員が増えたときのワークスペースにする、集中したいときの専用スペースにする、ミーティングスペースにする、休憩スペースにするなど社員のために活用することが可能です。

仕事が円滑に進められるようになったり、社員同士の交流が活発化するなど、業務の質を上げることにも役立ちます。

コスト削減につながる

書類の保管場所を会社からトランクルームに移すと、オフィスの縮小が可能に。書類保管用にスペースを確保しなくていいので、広いオフィスを選ぶ必要がなくなります。

トランクルームを使用すると月々の利用料金は発生するものの、広いオフィスにかかる賃料より格段に安く収まります。毎月の賃料を抑えられると大幅にコスト削減ができるでしょう。

自宅の書類保管にトランクルームを使うと

自宅の書類保管にトランクルームが役立つ理由として2つのメリットをご紹介します。

書類が傷みにくい

トランクルームの施設によっては空調設備がついており、温度・湿度がきちんと管理されているものがあります。さらに、窓がないトランクルームを選ぶと、直射日光による退色の心配もなく、パンフレットやチラシの保管におすすめの環境といえます。

トランクルームのサイズにもよりますが、パンフレットやチラシに加えて、鑑賞したときに購入したグッズなどもいっしょに保管しておくことが可能です。

まとめて保管しておくと必要になったときに探しやすいだけでなく、自宅の収納スペースも空けておけるというメリットも。

パンフレットやチラシをトランクルーム内の部屋にディスプレイして、趣味部屋として見せる収納を楽しむという使い方もあります。他の人の出入りがないので、人目を気にせず好きなようにスペースを使うことができます。

誤って破棄するのを防げる

家電の取扱説明書や保証書など、たまにしか使わない書類の保管場所としてトランクルームを活用できます。

トランクルームにおいておけば、家で誤って書類を破棄してしまうということを防げます。

広めの部屋を借りると、季節家電を保管しておくことも可能です。

取扱説明書や保証書と家電をセットにして保管しておけば、久しぶりに家電を使用する際に、操作方法などが確認しやすくなります。万が一、故障していた場合も保証書が手元にあるのでスムーズに修理の依頼ができるでしょう。

書類保管に適したトランクルーム選び

書類保管におすすめなのは、屋内型トランクルームまたは、宅配型トランクルームです。それぞれの特徴をご紹介します。

屋内型トランクルーム

屋内型トランクルームには、大きく分けて2種類あります。ビル一棟がまるごと収納スペースになっているタイプと、ワンフロアなど建物の一部が収納スペースになっているタイプです。

ビル一棟が収納スペースになっているタイプは他のテナント（飲食店など）がビル内にないため、漏水トラブルの心配もなく書類を保管しておくのに向いています。

そのほかにも次のような特徴があります。

必要なときにいつでも取り出せる

屋内型トランクルームは、24時間いつでも荷物の保管・取り出しが可能です。

時間を気にせず出入りが自由にできるので、急に必要になった書類があってもすぐに対応しやすいでしょう。

通勤途中に書類を取りに行くということもできます。出社前やお帰りの際、外出時、営業時など何かのついでに取りに行ったり、預けに行くことができるので、気軽に利用しやすくなっています。

自宅のパンフレットを保管している場合も同様です。昔、見た映画を久しぶりにテレビで見て、パンフレットを見返したい！と思ったとき、すぐに手元に用意することができます。

鍵付きだからセキュリティ面も安心

屋内型トランクルームは、鍵付きなので機密情報を取り扱う会社の書類を保管しておくのに適しています。

会社は、取引先や業者、求職者などさまざまな方の出入りがあります。来客のフリをして部外者が侵入するというケースも考えられます。

会社で書類保管をしていると部外者による原本の持ち出し・複製といった盗難のリスクがあります。トランクルームなら契約者以外は出入りできないようになっているため、セキュリティ面でも安心です。

トランクルームの施設によっては入退館の管理がされていたり、防犯カメラが設置されている場合もあります。カメラがあると盗難の抑止力になりますし、万が一盗難があっても証拠として使うことができます。

書類が劣化しにくい保管環境

屋内型トランクルームは、空調設備がついており温度や湿度が管理されているものがほとんどです。

会社の書類は保管期間が決まっており、長いものだと10年間の保管期間が設定されています。

書類を読める状態で長期間保管するには保管する環境にも気を付けなくてはいけません。

空調がついているトランクルームなら劣化の心配が少なく、長く書類を保管するのにも向いています。

趣味で集めた大切なパンフレットもきれいな状態で保管できるでしょう。

書類の量にあわせてサイズを選べる

屋内型トランクルームは、1帖以下から6帖以上のものまで、借りられる部屋の広さが豊富です。

会社や自宅の書類の量にあわせて部屋を選ぶこともできますし、予算を決めてその予算内で選ぶといったこともできます。

会社の書類も趣味で集めているパンフレットも、どんどんたまっていくもの。

トランクルームで保管場所を確保できると、置き場所の心配をせず仕事や趣味に打ち込むことができます。

書類保管におすすめのトランクルーム

宅配型トランクルーム

屋内型トランクルームが会社や自宅の近くにない、費用面が気になるという場合は、宅配型トランクルームを使用するという手もあります。次は、宅配型トランクルームの特徴をご紹介します。

車がなくても利用しやすい

宅配型トランクルームは、依頼をするだけで業者が荷物の保管・取り出しをやってくれます。

自宅にいながら利用できるので、忙しくてトランクルームに行く時間がない、車がなくてトランクルームまで書類を持っていけないという方は利用しやすいでしょう。

保管にかかる費用が安い

屋内型トランクルームの月額利用料金は、部屋の広さによって変わりますが、宅配型トランクルームだと1箱一律で値段が決まっているものが多いです。

費用面で悩まれている方、トランクルームで部屋を借りるほど書類がたまっていないという方は、まずは宅配型トランクルームを借りて様子を見るのもありでしょう。

取り出しに時間がかかるのが難点

宅配型トランクルームは、自分で荷物の保管・取り出しができないので、頻繁に使う書類を預けるのには向いていません。

保管している書類が急に必要になっても、すぐに取り出せないうえ、取り出しに料金がかかる場合もあります。24時間いつでも気軽に使いたい場合は屋内型トランクルームがおすすめです。

まとめ

今回は会社や自宅の書類保管にトランクルームが役立つ理由をお伝えしました。大量にある書類の保管場所にお悩みの方、保管している書類の劣化が心配な方は、トランクルームの活用を検討してみてはいかがでしょうか。