オフィスの整理整頓はなぜ重要？メリットや方法・手順、定着させるコツをご紹介！

オフィス環境は、快適かつ効率的に働くために重要です。

しかし、オフィスの整理整頓が上手くいかないとお困りの方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、オフィスを整理整頓する際のポイントや注意点、そしてきれいな状態を保つためのコツをご紹介します。

整理整頓の意味と必要性

そもそも整理整頓とは何か、改めてその意味や必要性を確認しておきましょう。

「整理」とは本来、「必要なものと不要なものを区別し、不要なものを取り除くこと」を意味します。

つまり、昨今広く浸透している「断捨離」に近いイメージだと言えるでしょう。

一方の「整頓」とは、「乱れているものを整えること」を意味します。

つまり、オフィスにおける整理整頓とは、所有している備品などを見直して不用品を取り除き、決められた場所に配置して利用しやすくすることだと解釈できます。

厚生労働省による「職場の安全サイト」では、整理・整頓を含む4S（整理・整頓・清掃・清潔）を「安全で健康な職場づくり」、「生産性の向上を目指す活動」と紹介しています。

オフィスを整理整頓するメリット

オフィスやデスク周りを整理することは、環境美化だけでなく、業務効率の向上や時間の節約などにもつながります。

ここでは、オフィスを整理整頓することで得られる主なメリットをご紹介します。

仕事の作業効率・生産性が向上

職場の備品が整理整頓されておらず、余計な情報であふれていると注意が散漫し、従業員は仕事に集中しづらくなってしまいます。

反対に、オフィスやデスク周りが整理整頓されていると、仕事に集中することができ、作業効率の向上につ投げることができます。

また、整理整頓されたオフィスは、従業員のモチベーションにも好影響を与え、組織全体の生産性向上にも効果が期待できるでしょう。

物を探す時間を減らすことができる

オフィスが整頓されていると、必要な備品や書類、情報をすぐに見つけることができます。

その結果、物を探すのに余計な時間をかけることなく、時間を節約することが可能です。

また、オフィスが整頓されていないと備品が紛失してしまったり、すでに所有している備品を購入してしまったりと、余計なコストが発生してしまう恐れがあります。

余計な出費を防ぎ、コスト削減につなげるためにもオフィスの整理整頓は重要だと言えます。

情報セキュリティ対策になる

オフィスの書類が整理整頓されていると、社内の情報を適切に管理しやすくなります。

たとえば、書類の保管場所を社員全員が共通して認識できるようにすれば、書類の紛失リスクを減らすことができるでしょう。

さまざまな書類が散らかった状態は、重要な書類が紛失するリスクを高めてしまいます。

とくに、企業が扱う書類は会社法や税法で一定期間の保存が義務付けられている場合が多いため、紛失・破損したり情報を改ざんされてしまうと責任を問われる恐れもあります。

部署ごとや重要度別に書類をまとめておくなどして、情報セキュリティ対策をしておくようにしましょう。

企業イメージの向上

オフィスの整理整頓は、企業イメージの向上という面でも重要です。

オフィスには自社の従業員だけでなく、取引先が来社したり、就職希望者が面接に訪れたり、監査機関の担当者が訪れたりと、社外の人が訪問する機会があります。

その際、整理整頓されていない乱雑なオフィスを見た第三者は、その企業に対していいイメージを持つことはないでしょう。

一方、整理整頓されたオフィスであれば、オフィスを訪れた人に好印象を与えることができ、取引につながったり人材獲得に好影響を与えたりといった効果が期待できるでしょう。

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オフィスの整理整頓の方法・手順

最初に、オフィスを整理整頓するコツをご紹介します。

オフィスの整理整頓は見た目の問題だけでなく、業務効率や生産性も左右します。

整理整頓はそう難しくはないものの、オフィスの場合は書類に文房具、仕事のアイテムと物品が多く、雑然としがちです。

仕事がしにくいと感じたら、一度オフィスの収納を根本から改善することをおすすめします。

整理の基本の手順

整理整頓は、基本の手順に従ってアクションを起こすとスムーズに進みます。

1.取り出す

机の引き出しやキャビネットなど、収納スペースに入っているすべての物を、いったん取り出すことから始めましょう。物を入れたまま並べ替えても、根本的な改善はできません。

収納品の確認をして全体を把握すると、片付けがはかどります。

2.分類する

次に、取り出した物を必要・不要に分類する作業に移ります。分類の基準は収納物の種類や業務内容にあわせて決めましょう。

文房具であれば、過去1カ月以内に使っていないものは不要と考えましょう。ためらってしまうのであれば、保留として別の収納に区切っておいても良いですね。実際に使うことがなければ処分をします。

3.減らす

次は断捨離です。不要に分類した中から壊れた物や、今後使わない物、重複している物品を選び、思い切って処分しましょう。

再利用できるものはほかの人に譲ると、無駄がありません。

4.しまう

残した必要な物品を、収納場所にしまい直すと作業は終了です。物が減ったことで収納場所に余裕が生まれ、片付けやすくなりますよ。

元の場所に戻すだけでもすっきりしますが、余裕がある場合は、収納の仕方も見直していくといいでしょう。

物の定位置を決める

共用・専用に限らず、オフィスでは物の定位置を決めることが大事です。

オフィスの物品はあらかじめ定位置を決めておくと、きれいな状態が長続きします。

誰が使っても元の位置に戻すようにすれば、大事な書類や仕事に必要な道具が紛失して、慌てるようなこともありません。

物品の紛失にも気が付きやすくなるため、フォローもしやすくなります。

使用頻度によって置き場所を変えると、見栄えが良く使い勝手も向上します。

収納物はおおむね次の５つに分類すると良いでしょう。

使用頻度が高い物品はパッと目につく所や、取り出しやすい場所に収納スペースを作ると、使い勝手が良くなります。

使用頻度の低い物は机の奥や、倉庫などに分かりやすくまとめておくといいでしょう。

オフィス整理の注意点

オフィスを整理整頓する際の注意点を見ていきましょう。

オフィスは多くの人が共用で使うため、いつもすっきりと片付き、お掃除がしやすいのが理想です。

デスクの上に常に私物が散らかってないか、ゴミや汚れを放置していないか、こまめに確認する習慣をつけましょう。

トレーやファイルケースなどの収納グッズを活用し、ゴミ箱を身近に備え付けておくと、整理整頓が長持ちします。

取り出しやすくしまいやすい状態になっているかもチェックしてください。

掃除道具も同様です。これで後片付けの手間を、格段に減らすことができますよ。

オフィスの物品の定量化も、こまめに行いましょう。

収納スペースに際限なく詰め込むのはNGです。

仕事に必要だからとなんでも溜め込むと、オフィスが雑然として見栄えが悪くなり、作業効率も悪くなってしまいます。

使用頻度も見えづらくなるため、収納する量の上限を決めて守りましょう。

あわせてまわりを定期的に見直して、使用頻度の低い物品は積極的に処分していくことが大事です。

整理整頓されたオフィスを保つポイント

オフィスの整理整頓を長持ちさせるコツをご紹介していきましょう。

オフィスをせっかくきれいに片付けても、時間が経つにつれて雑然としがちです。

毎日整理整頓をするのは、大変ですよね。一工夫で片付けの負担を減らして、業務向上を目指してください。

整理整頓のルールを全員で共有する

オフィスは複数の社員が共用して使っているため、整理整頓のルールを全員で共有することが大事です。

これが徹底していないと、一度整理整頓をしても、すぐにもとの状態に戻ってしまいます。

忙しく働いているうちにルールが曖昧になることも多いため、次の工夫でルールを定着させましょう。

1.完成形を写真で貼り出す

整理整頓されたオフィスの写真を、社員が誰でも見る場所に掲示すると、常にルールの再確認ができます。

完成形と現状を比較することで、片付ける箇所が分かりやすくなり、意欲もわいてきますよ。

2.ラベリングで定位置を明確にする

物品の定位置にラベリングするのも、ルール定着に効果的です。

誰にとっても分かりやすいため、置き間違いや物品の紛失防止にも役立ちます。

3.ルールを明文化する

オフィスの整理整頓ルールを文章にまとめて、見やすい場所に掲示するのも良い方法です。写真などで示されるより、文章のほうが理解しやすい人は意外と多いですよね。

いつでも確認できるようにすると、片付けの仕方や頻度の個人差が減り、全体のまとまりも良くなるでしょう。

4.全社で片付けタイムを作る

1日10分間の片付けタイムなど、オフィスを使う社員全員参加で、片付けをする時間を作るのもおすすめです。

最初は面倒でも1カ月ほど繰り返せば、雑然としていたオフィスがすっきりとし、社員全員に片付け習慣が定着します。

役職を問わず、オフィスの整理整頓は大事な仕事のひとつです。

ひとりであちこちから片付け始めるよりも、1回に1箇所ずつ集中して片付けるほうが、効率良くオフィスのきれいな状態を保つことができるでしょう。

デスクには頻繁に使う物だけを置く

オフィスのデスクの上には頻繁に使う物だけを置くとよいです。

ふだん使わない物を置いておくと気が散ってしまい、集中力の低下を招きかねません。

不要な書類はすぐに処分するなどして、できるだけデスクをすっきりとした状態に保ちましょう。

使用頻度の低い書類や備品

使用頻度の低い書類や備品は、保管方法を見直すといいでしょう。

仕事をしていると物がどんどん溜まるため、できるだけ数を減らすことが、きれいな状態を長持ちさせる秘訣です。

長期保存の書類や記録はデータに移行し、パソコン上に保存するなど、ペーパーレス化も検討してください。

1年以上使っていない備品は思い切って処分して、レンタルにしたほうが良い面もあります。

保管場所を減らし、管理の手間を減らすのに役立つでしょう。

仕事が終わったらデスクを片づける

就業後にデスク上の物を片づけることも、オフィスの整理整頓に効果的です。

パソコンや電話機など、仕事でよく使う物だけを残し、ほかの物はロッカーや引き出しなどにしまっておくとよいでしょう。

毎日仕事終わりにデスクを片づけるようにすれば、次に仕事を始めるときに気持ちよく始めることができ、モチベーションのアップにもつながるでしょう。

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オフィスのトランクルーム活用もおすすめ

オフィスを整理整頓して、快適かつ効率的に働ける環境を保つには、トランクルームの活用もおすすめです。

トランクルームとは「収納スペースをレンタルできるサービス」のことで、個人利用だけでなく、法人利用も注目を集めています。

次はオフィスの整理整頓にトランクルームを活用するメリットを見ていきましょう。

オフィススペースを有効活用できる

企業がトランクルームを利用するメリットのひとつに、オフィススペースを有効活用できる点を挙げられます。

使用頻度が少ない備品や書類、販促物などをトランクルームに預けることで、オフィススペースを広く快適に保つことができるでしょう。

劣化に強い保管環境

パソコンなどの精密機器や書類は、温度・湿度の変化が激しいと故障や劣化につながる恐れがあります。

トランクルームには、空調設備で温度・湿度をコントロールしているところがあるため、そうした品も安心して預けておくことができるでしょう。

充実のセキュリティ

会社の備品や書類を預けるとなると、セキュリティが心配という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

トランクルームは入退館管理や防犯設備などのセキュリティ対策に力を入れているところもあるため、盗難・紛失リスクを抑えることも可能です。

いつでも取り出し可能

トランクルームに預けた備品や書類が急遽必要になることもあるでしょう。

そのような場合も、24時間いつでも利用可能なトランクルームを選ぶことで、必要なときに速やかに取り出すことが可能です。

オフィス移転時の一時保管先としても

テレワークが浸透したことで、オフィススペースの縮小を検討している企業も少なくないのでは？

トランクルームは、オフィス移転時や縮小・拡大工事中などに荷物を一時保管しておくことができます。

まとめ

今回は、オフィスを整理整頓する際のポイントや注意点、そしてトランクルーム活用のメリットについてご紹介しました。

オフィスの整理整頓は、働きやすさや業務効率を向上させるためにも重要です。

今回ご紹介した情報も参考に、オフィスを快適な環境に保ちましょう。