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オフィスを整理整頓するポイントや注意点、おすすめの整理方法をご紹介!

オフィスの整理整頓

オフィス環境は、快適かつ効率的に働くために重要です。

しかし、オフィスの整理整頓が上手くいかないとお困りの方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、オフィスを整理整頓する際のポイントや注意点、そしてきれいな状態を保つためのコツをご紹介します。

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オフィスの整理整頓の手順

オフィス整理のポイント

最初に、オフィスを整理整頓するコツを紹介します。オフィスの整理整頓は見た目の問題だけでなく、業務効率や生産性も左右します。

整理整頓はそう難しくはないものの、オフィスの場合は書類に文房具、仕事のアイテムと物品が多く、雑然としがちです。仕事がしにくいと感じたら、一度オフィスの収納を根本から改善することをおすすめします。

整理の基本の手順

整理整頓は、基本の手順に従ってアクションを起こすとスムーズに進みます。

1.取り出す

机の引き出しやキャビネットなど、収納スペースに入っているすべての物を、いったん取り出すことから始めましょう。物を入れたまま並べ替えても、根本的な改善はできません。

収納品の確認をして全体を把握すると、片付けがはかどります。

2.分類する

次に、取り出した物を必要・不要に分類する作業に移ります。分類の基準は収納物の種類や業務内容にあわせて決めましょう。

文房具であれば、過去1カ月以内に使っていないものは不要と考えましょう。ためらってしまうのであれば、保留として別の収納に区切っておいても良いですね。実際に使うことがなければ処分をします。

3.減らす

次は断捨離です。不要に分類した中から壊れた物や、今後使わない物、重複している物品を選び、思い切って処分しましょう。

再利用できるものはほかの人に譲ると、無駄がありません。

4.しまう

残した必要な物品を、収納場所にしまい直すと作業は終了です。物が減ったことで収納場所に余裕が生まれ、片付けやすくなりますよ。

元の場所に戻すだけでもすっきりしますが、余裕がある場合は、収納の仕方も見直していくといいでしょう。

ものの定位置を決める

共用・専用に限らず、オフィスでは物の定位置を決めることが大事です。オフィスの物品はあらかじめ定位置を決めておくと、きれいな状態が長続きします。

誰が使っても元の位置に戻すようにすれば、大事な書類や仕事に必要な道具が紛失して、慌てるようなこともありません。物品の紛失にも気が付きやすくなるため、フォローもしやすくなります。

使用頻度によって置き場所を変えると、見栄えが良く使い勝手も向上します。収納物はおおむね次の5つに分類すると良いでしょう。

  1. 毎日使う
  2. 2~3日の頻度で使う
  3. 週1回、または隔週くらいの頻度で使う
  4. 月に1回は使う
  5. 半年、または1年周期で使う

使用頻度が高い物品はパッと目につく所や、取り出しやすい場所に収納スペースを作ると、使い勝手が良くなります。使用頻度の低い物は机の奥や、倉庫などに分かりやすくまとめておくといいでしょう。

オフィス整理の注意点

オフィスを整理整頓する際の注意点を紹介していきましょう。

オフィスは多くの人が共用で使うため、いつもすっきりと片付き、お掃除がしやすいのが理想です。

デスクの上に常に私物が散らかってないか、ゴミや汚れを放置していないか、こまめに確認する習慣をつけましょう。

トレーやファイルケースなどの収納グッズを活用し、ゴミ箱を身近に備え付けておくと、整理整頓が長持ちします。

取り出しやすくしまいやすい状態になっているかもチェックしてください。

掃除道具も同様です。これで後片付けの手間を、格段に減らすことができますよ。

オフィスの物品の定量化も、こまめに確認しましょう。

収納スペースに際限なく詰め込むのはNGです。仕事に必要だからとなんでも溜め込むと、オフィスが雑然として見栄えが悪くなり、作業効率も悪くなってしまいます。

使用頻度も見えづらくなるため、収納する量の上限を決めて守りましょう。あわせてまわりを定期的に見直して、使用頻度の低い物品は積極的に処分していくことが大事です。

整理整頓されたオフィスを保つポイント

オフィスをきれいに保つコツ

オフィスの整理整頓を長持ちさせるコツをご紹介していきましょう。

オフィスをせっかくきれいに片付けても、時間が経つにつれて雑然としがちです。毎日整理整頓をするのは、大変ですよね。一工夫で片付けの負担を減らして、業務向上を目指してください。

整理整頓のルールを全員で共有する

オフィスは複数の社員が共用して使っているため、整理整頓のルールを全員で共有することが大事です。これが徹底していないと、一度整理整頓をしても、すぐにもとの状態に戻ってしまいます。

忙しく働いているうちにルールが曖昧になることも多いため、次の工夫でルールを定着させましょう。

1.完成形を写真で貼り出す

整理整頓されたオフィスの写真を、社員が誰でも見る場所に掲示すると、常にルールの再確認ができます。完成形と現状を比較することで、片付ける箇所が分かりやすくなり、意欲もわいてきますよ。

2.ラベリングで定位置を明確にする

物品の定位置にラベリングするのも、ルール定着に効果的です。誰にとっても分かりやすいため、置き間違いや物品の紛失防止にも役立ちます。

3.ルールを明文化する

オフィスの整理整頓ルールを文章にまとめて、見やすい場所に掲示するのも良い方法です。写真などで示されるより、文章のほうが理解しやすい人は意外と多いですよね。

いつでも確認できるようにすると、片付けの仕方や頻度の個人差が減り、全体のまとまりも良くなるでしょう。

4.全社で片付けタイムを作る

1日10分間の片付けタイムなど、オフィスを使う社員全員参加で、片付けをする時間を作るのもおすすめです。最初は面倒でも1カ月ほど繰り返せば、雑然としていたオフィスがすっきりとし、社員全員に片付け習慣が定着します。

役職を問わず、オフィスの整理整頓は大事な仕事のひとつです。ひとりであちこちから片付け始めるよりも、1回に1箇所ずつ集中して片付けるほうが、効率良くオフィスのきれいな状態を保つことができるでしょう。

使用頻度の低い書類や備品

使用頻度の低い書類や備品は、保管方法を見直すといいでしょう。仕事をしていると物がどんどん溜まるため、できるだけ数を減らすことが、きれいな状態を長持ちさせる秘訣です。

長期保存の書類や記録はデータに移行し、パソコン上に保存するなど、ペーパーレス化も検討してください。

1年以上使っていない備品は思い切って処分して、レンタルにしたほうが良い面もあります。保管場所を減らし、管理の手間を減らすのに役立つでしょう。

オフィスのトランクルーム活用もおすすめ

オフィスを整理整頓して、快適かつ効率的に働ける環境を保つには、トランクルームの活用もおすすめです。

トランクルームとは「収納スペースをレンタルできるサービス」のことで、個人利用だけでなく、法人利用も注目を集めています。

次はオフィスの整理整頓にトランクルームを活用するメリットを見ていきましょう。

オフィススペースを有効活用できる

企業がトランクルームを利用するメリットのひとつに、オフィススペースを有効活用できる点を挙げられます。

使用頻度が少ない備品や書類、販促物などをトランクルームに預けることで、オフィススペースを広く快適に保つことができるでしょう。

劣化に強い保管環境

パソコンなどの精密機器や書類は、温度・湿度の変化が激しいと故障や劣化につながる恐れがあります。

トランクルームには、空調設備で温度・湿度をコントロールしているところがあるため、そうした品も安心して預けておくことができるでしょう。

充実のセキュリティ

会社の備品や書類を預けるとなると、セキュリティが心配という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

トランクルームは入退館管理や防犯設備などのセキュリティ対策に力を入れているところもあるため、盗難・紛失リスクを抑えることも可能です。

いつでも取り出し可能

トランクルームに預けた備品や書類が急遽必要になることもあるでしょう。

そのような場合も、24時間いつでも利用可能なトランクルームを選ぶことで、必要なときに速やかに取り出すことが可能です。

オフィス移転時の一時保管先としても

テレワークが浸透したことで、オフィススペースの縮小を検討している企業も少なくないのでは?

トランクルームは、オフィス移転時や縮小・拡大工事中などに荷物を一時保管しておくことができます。

まとめ

今回は、オフィスを整理整頓する際のポイントや注意点、そしてトランクルーム活用のメリットについてご紹介しました。

オフィスの整理整頓は、働きやすさや業務効率を向上させるためにも重要です。

今回ご紹介した情報も参考に、オフィスを快適な環境に保ちましょう。

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