「見える化」でオフィスの備品管理を効率化しよう！

オフィスには、さまざまな備品があります。備品の種類によっては多量に保管しておかなければならず、その管理は容易ではありません。

棚卸しのたびに数が合わないという問題や、ないと思って発注した備品が大量に眠っていたということもよくある話です。

ここでは、効率的にオフィスの備品を管理するためのポイント、誰が管理をすることになってもわかりやすい方法をご紹介していきます。

オフィスの備品管理は「見える化」がポイント！

オフィスの備品管理がきっちりできている会社というものは、意外と少ないです。しかし、備品管理を徹底することで、経費削減はもちろん、仕事の効率化へもつながります。

備品管理を上手くするには「見える化」することが大切です。ここからは、見える化すると具体的にどのような効果が現れるのかをご紹介します。

業務効率化・生産性向上

オフィスの備品管理を見える化することで、業務の効率化や生産性向上といった効果が期待できます。

備品管理が煩雑化している場合、必要な備品をすぐに使用することができず、業務の停滞や遅延を招いてしまう恐れがあります。

一方、備品管理を見える化することで、必要なときに速やかに備品を使用することができ、本来注力すべき業務に集中することができるでしょう。

備品発注の円滑化

備品管理の見える化によって、備品発注を円滑に行うことができます。

備品管理が適切に行われていない場合、備品の消耗状況や在庫数を正確に把握することができません。

そのため、必要な時に備品の在庫が切れていたり、頻繁に備品発注を行わなければならなかったり、発注した備品に過不足が生じてしまう可能性も高まります。

備品管理が見える化されていれば、適切なタイミングで過不足なく備品発注を行うことができ、備品コストの最適化にもつながるでしょう。

セキュリティの向上

オフィスの備品管理を見える化することで、セキュリティの向上にもつながります。

備品の置き場所や使用にあたってのルールが明確化されていない場合、不正な持ち出しや紛失のリスクが高まります。

場合によっては、文書の改ざんや機密情報の漏えいといった事態にも陥りかねません。

備品管理を見える化していれば、不正や過失の抑止になり、セキュリティを高めることができるでしょう。

従業員満足度の向上

備品管理の見える化によって、従業員満足度の向上につなげることも可能です。

備品管理を徹底することで、業務に集中しやすく、セキュリティの観点でも安心して働ける環境が整います。

従業員にとって働きやすい環境が整うことで満足度も向上し、パフォーマンスの向上も期待できるでしょう。

オフィスの備品管理をスッキリさせるためのコツ

ここからは、具体的にどのような方法で備品管理をおこなえば、オフィス内でスッキリ備品の収納や管理ができるのかをお伝えしていきます。

備品管理のルールを作る

備品は、誰か特定の人物1人だけが使うということは珍しく、ほとんどの場合社内の複数の人間が使用するものです。そのため、備品管理のルールを明確にし、社内に周知することが重要となってきます。

社員一人ひとりが、決められたルールに従って備品を使用することで、備品管理を任されている人は、管理がしやすくなるでしょう。

わかりにくいルールや徹底できないルールになるならば意味がないので、ルールを決める際は、複雑になりすぎないようにすることが重要です。

備品管理の台帳を作成する

一元管理を可能にするために、備品管理の台帳を作成しましょう。一元化すると、物品の移動や消費がひと目でわかるようになります。紙で作った台帳だけでなく、万が一の紛失時に備えて、パソコンにバックアップを残しておくと良いでしょう。

備品管理の台帳を作成することで、突然の監査にも慌てることなく対応できるという点も大きなメリットです。一元管理することは、減価償却分を把握するのにも便利で、節税対策にも貢献してくれます。

備品を分類する

備品のルールに従って分類すると、管理がしやすくなります。例えば、カテゴリーごとに分類したり、使う頻度によって分類したりすると管理しやすいです。

オフィスでは、収納場所も限られていますので、頻繁に使う備品は取りやすい場所に、あまり使わない備品は奥に片付けておくとごちゃごちゃ散らかることなく便利に使えます。

ラベリングをする

備品管理を視覚化するためには、ラベリングが効果的です。備品ごとに識別番号を割り振り、その番号を記載したラベルを直接貼り付けたり、備品が置いてある棚に貼り付けたりしておくことで、ラベルの識別番号から取得日や保管情報を把握できます。商品名や管理している部署を記載しておくと、発注時やなにか問題が起こったときに便利です。

ラベルプリンターを使って、識別番号や商品名を手打ちしてもいいですし、ICタグやバーコードラベルで管理すればより楽に素早く管理できます。

備品の所在を決める

備品の私物化を防止する目的や棚卸しを効率化する目的で、備品の所在を決めておくことは重要です。備品の場所を明確にしておくことで、どこにあるかわからないといったことがなくなります。

棚卸しをする

定期的に棚卸しをして、備品管理台帳と実際の備品とで差異が発生していないかを確認しましょう。ここで、差異が出てしまう場合は、管理のルールに問題があるかもしれませんので、もう一度ルールを再考し周知を徹底するようにしてください。

棚卸しをするのにも、人件費としてコストが掛かっているということを念頭に置いて、登録情報の入力間違いをしないように心掛けることも大切です。

備品管理に役立つ収納アイテム

次に、備品管理に役立つ収納アイテムをご紹介します。

使用頻度が高い備品の収納にオープンラック

コピー用紙などの使用頻度が高い備品は、オープンラックでの保管がおすすめです。

必要なときに取り出しやすく、在庫状況も把握しやすくなります。

重要書類などの収納には鍵付きキャビネット

重要書類や高価な備品などは、鍵付きのキャビネットで収納しましょう。

不正な持ち出しなどを防ぐことができ、備品管理におけるセキュリティを高めることができます。

書類はファイリングして収納

書類はそのまま棚などに収納するのではなく、ファイリングしてから収納しましょう。

文書の種類や発行日、取引先名などで分類してからファイルに入れることで、後から速やかに参照することができます。

文房具などの小物収納にはパーツキャビネット

文房具などの小物を収納する場合、パーツキャビネットがおすすめです。

引き出しのなかを細かく仕切ることができるので、小さな備品を整理整頓するのに役立ちます。

ラベルプリンターで備品管理を効率化

ラベルプリンターを活用することで、備品管理を効率化することが可能です。

ファイルや収納ボックス、引き出しなどに備品名が書かれたラベルを貼ることで、何の備品が収納されているのかが一目瞭然になります。

オフィスの備品管理をより効率的にするには

先ほどご紹介した、基本的なオフィスの備品管理を徹底した上で、より効率的に管理をしていく方法をご紹介します。

物品管理システムとも呼ばれている備品管理のシステムを導入できれば、効率的に備品の情報を把握できます。

位置情報はもちろん、責任者や使用状況など備品管理台帳と合わせて相互参照することで、棚卸し作業のコスト削減につながりますし、消耗品の在庫量から適正在庫量の算出が用意になることで無駄を省くことが可能です。

物理管理システムの種類によっては、メールやアラートで廃棄計画などを簡単に共有することもできますので、在庫調整がしやすくなるメリットもあります。

備品管理のシステムを導入する際は、備品管理の目的をしっかりと定め、自社にあった機能を導入することが重要です。

今までの備品管理が曖昧になっている場合は、まず基本的な備品管理の見える化を実施した上で、現状の把握をし、どのように管理すればコスト削減や無駄を省くことができるのかを熟考した上での導入がおすすめです。

備品が多い場合はトランクルームを活用する

業種・業界や組織規模によっては備品の在庫量や種類が多く、オフィス内での備品管理が難しいというケースもあるでしょう。

そのような場合には、トランクルームを活用した備品管理がおすすめです。

トランクルームとは、収納スペースをレンタルできるサービスのことで、個人での利用だけでなく、事業者向けのサービスも存在します。

次は、トランクルームが備品管理に適している理由や、備品管理にオススメのトランクルームの種類について解説します。

備品管理にトランクルームがおすすめな理由

トランクルームというと、コンテナハウスのような物置を想像する方も多いと思います。

しかし実際には、空調設備で温度や湿度を管理しているトランクルームや、入退館の管理徹底や警備会社との連携、防犯カメラによってセキュリティ対策を重視しているトランクルームも存在します。

そのため、消耗品の備品在庫はもちろん、書類や精密機器といったデリケートな備品の管理にもトランクルームを活用することができます。

オフィス近くのトランクルームを利用すれば、執務スペースを圧迫することなく備品の置き場所・管理場所を確保することができるでしょう。

また、法人向けのサービスを提供してるトランクルームもあり、備品置き場としての利用や、オフィス移転や縮小に伴う一時利用など、さまざまな用途で利用されています。

会社備品の保管なら屋内型トランクルーム

トランクルームには大きく「屋内型」「屋外型」「宅配型」の3種類がありますが、このなかで会社備品の保管に適しているのは屋外型トランクルームです。

多くの屋内型トランクルームは、空調設備やセキュリティが充実しているため、会社備品の保管に適した環境だと言えます。

また、24時間365日利用可能なので、預けていた備品が急遽必要になった場合でも、速やかに取り出すことが可能です。

まとめ

オフィスの備品管理を徹底することは、オフィス内を美しく広くするだけでなく、仕事の効率化やコスト削減につながることがわかりました。

種類や数が多く、ごちゃごちゃしやすい備品だからこそ、トランクルームを賢く利用して管理を楽にしましょう。