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「見える化」でオフィスの備品管理を効率的にしよう!

オフィス備品の管理

オフィスには、さまざまな備品があります。備品の種類によっては多量に保管しておかなければならず、その管理は容易ではありません。

棚卸しのたびに数が合わないという問題や、ないと思って発注した備品が大量に眠っていたということもよくある話です。

ここでは、効率的にオフィスの備品を管理するためのポイント、誰が管理をすることになってもわかりやすい方法をご紹介していきます。

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オフィスの備品管理は「見える化」がポイント!

オフィスの備品管理がきっちりできている会社というものは、意外と少ないです。しかし、備品管理を徹底することで、経費削減はもちろん、仕事の効率化へもつながります。

備品管理を上手くするには「見える化」することが大切です。ここからは、見える化すると具体的にどのような効果が現れるのかをご紹介します。

備品の数や位置を正確に確認できる

まず、備品が必要なときに足りないといった事故を防ぐことができます。備品のなかには消耗品も多くありますので、気がついたらなかったということは少なくないでしょう。

次に備品の位置を把握しておけば、備品がなくなったということや探す手間が省け、仕事に使う時間を節約することにつながります。

一人だけが使用する備品であれば、自分が置き場所を覚えておけば問題ないですが、社内の数人が使用するとなると、備品がある位置の固定と把握は必要だといえるでしょう。

消耗品の無駄遣いを減らせる

使う頻度の多いものは早くなくなるのでこまめな補充が必要となりますし、めったに使わない備品に関しては、タイミングを見極めて補充する必要があります。

この使用頻度を見極めることは、無駄な備品を買わずに済むことや、予備の重複を減らすことにつながりますので、経費節減に大きく貢献してくれるでしょう。

オフィスの備品管理をスッキリさせるためのコツ

備品管理のポイント

ここからは、具体的にどのような方法で備品管理をおこなえば、オフィス内でスッキリ備品の収納や管理ができるのかをお伝えしていきます。

備品管理のルールを作る

備品は、誰か特定の人物1人だけが使うということは珍しく、ほとんどの場合社内の複数の人間がしようするものです。そのため、備品管理のルールを明確にし、正確に周知させることが重要となってきます。

社員一人ひとりが、決められたルールに従って備品を使用することで、備品管理を任されている人は、管理がしやすくなるでしょう。

わかりにくいルールや徹底できないルールになるならば意味がないので、ルールを構築する際は、複雑になりすぎないようにすることが重要です。

備品管理の台帳を作成する

一元管理を可能にするために、備品管理の台帳を作成しましょう。一元化すると、物品の移動や消費がひと目でわかるようになります。紙で作った台帳だけでなく、万が一の紛失時に備えて、パソコンにバックアップを残しておくと良いでしょう。

備品管理の台帳を作成することで、突然の監査にも慌てることなく対応できるという点も大きなメリットです。一元管理することは、減価償却分を把握するのにも便利で、節税対策にも貢献してくれます。

備品を分類する

備品のルールに従って分類すると、管理がしやすくなります。例えば、カテゴリーごとに分類したり、使う頻度によって分類したりすると管理しやすいです。

オフィスでは、収納場所も限られていますので、頻繁に使う備品は取りやすい場所に、あまり使わない備品は奥に片付けておくとごちゃごちゃ散らかることなく便利に使えます。

ラベリングをする

備品管理を視覚化するためには、ラベリングが効果的です。備品ごとに識別番号を割り振り、その番号を記載したラベルを直接貼り付けたり、備品が置いてある棚に貼り付けたりしておくことで、ラベルの識別番号から取得日や保管情報を把握できます。商品名や管理している部署を記載しておくと、発注時やなにか問題が起こったときに便利です。

ラベルプリンターを使って、識別番号や商品名を手打ちしてもいいですし、ICタグやバーコードラベルで管理すればより楽に素早く管理できます。

備品の所在を決める

備品の私物化を防止する目的や棚卸しを効率化する目的で、備品の所在を決めておくことは重要です。備品の場所を明確にしておくことで、どこにあるかわからないといったことがなくなります。

棚卸しをする

定期的に棚卸しをして、備品管理台帳と実際の備品とで差異が発生していないかを確認しましょう。ここで、差異が出てしまう場合は、管理のルールに問題があるかもしれませんので、もう一度ルールを再考し周知を徹底するようにしてください。

棚卸しをするのにも、人件費としてコストが掛かっているということを念頭に置いて、登録情報の入力間違いをしないように心掛けることも大切です。

オフィスの備品管理をより効率的にするには

備品管理の効率化

先ほどご紹介した、基本的なオフィスの備品管理を徹底した上で、より効率的に管理をしていく方法をご紹介します。

備品管理のシステムを使う

物品管理システムとも呼ばれている備品管理のシステムを導入できれば、効率的に備品の情報を把握できます。位置情報はもちろん、責任者や使用状況など備品管理台帳と合わせて相互参照することで、棚卸し作業のコスト削減につながりますし、消耗品の在庫量から適正在庫量の算出が用意になることで無駄を省くことが可能です。

物理管理システムの種類によっては、メールやアラートで廃棄計画などを簡単に共有することもできますので、在庫調整がしやすくなるメリットもあります。

備品管理のシステムを導入する際は、備品管理の目的をしっかりと定め、自社にあった機能を導入することが重要です。

今までの備品管理が曖昧になっている場合は、まず基本的な備品管理の見える化を実施した上で、現状の把握をし、どのように管理すればコスト削減や無駄を省くことができるのかを熟考した上での導入がおすすめです。

備品が多い場合はトランクルームを活用する

会社や業種によって、備品の数や種類は異なりますが、備品の数や種類が多い場合や、サイズが大きな場合など、オフィス内での保管が難しい場合は、トランクルームを活用するのが良いでしょう。

トランクルームというと、コンテナハウスのような物置を想像する方も多いと思いますが、実際には空調設備が充実した快適なお部屋のような空間です。さらに、セキュリティーも充実していますので、高価な備品も安心して預けることができます。

まとめ

オフィスの備品管理を徹底することは、オフィス内を美しく広くするだけでなく、仕事の効率化やコスト削減につながることがわかりました。

種類や数が多く、ごちゃごちゃしやすい備品だからこそ、トランクルームを賢く利用して管理を楽にしましょう。

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会社備品・書類の保管にトランクルームを活用するメリット

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