販促物の管理を効率化するには？保管スペースについても紹介！

チラシや商品POP、のぼり旗など、販促物にはいくつもの種類があります。

そのため管理が煩雑になりがちで、過剰在庫や欠品による非効率が発生することもしばしば。

この記事では、販促物の管理におけるよくある課題や、効率的に管理するポイントについてご紹介します。

販促物の保管場所としてトランクルーム活用についてもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

販促物の管理における課題

まずは販促物の管理をする上でどのような課題があるのかを確認しましょう。

販促物の拠点とのやりとりがスムーズにいかない

販促物管理をしている部署には、多くの拠点から販促物の注文依頼がくるものです。依頼側は月に1度の依頼であったとしても、拠点が多ければ多くのやり取りが発生してしまいます。

このやり取りの中には、販促物のデザイン制作の依頼および修正、印刷会社への発注及び校正確認と見積もり依頼、請求額の提示などさまざまな工程が含まれます。工程が5つあるとすると、100拠点分で500回もコミュニケーションをとる必要が生じるのです。

また販促物の注文方法が、統一されていないことも問題です。電話での注文、ファックスでの注文、メールで注文、エクセルで注文などバラバラだと、同じ販促物の注文が結局何部必要なのかの集約がしづらくなります。

拠点が多いことに加え、注文方法がバラバラという問題もあり、作業手順がルーチン化されていないのもスムーズに進まない要因です。

販促物の在庫を把握できていない

販促物を管理している本部に予備で保管している数は把握していたとしても、各拠点がどの程度在庫を持っているのまでは正確に把握できていないのではないでしょうか。また販促物を大量に使用するイベントなどの時期なども把握していないことには、前もって在庫を抱えておくこともできません。

そこで販促物管理を行っている本部は、例年の注文実績を目安に多めに発注をかけるということが往々にしてあります。しかし、思ったより販促物の注文が少なく、在庫として余ってしまうことも少なくないでしょう。逆に、別の拠点が予想以上に多い注文をしてきたがために、他の拠点では大量に必要なタイミングで在庫切れということも発生するのです。

販促物の在庫を把握することなく、定期的に一定部数を各拠点に発送する方法をとっている会社もあるでしょう。この場合、販促物が余っている拠点は在庫過多になり保管場所に困ることにもなりかねません。

販促物の管理にコストがかかる

販促物に要するコストは主に3つあります。

• 販促物の印刷にかかるコスト（デザイン代、印刷費など）
• 販促物の発送費用
• 販促物の在庫を保管するスペースの費用

これに加えて情報が古くなった販促物は不要となり、処分する費用が生じることもあります。

販促物の管理を効率化するポイント

ご紹介してきた3つの課題を解決し、販促物の管理をもっとスムーズにするための方法を考えていきましょう。ここでは、あまりコストをかけずにできる2つの方法をご紹介します。

販促物のやりとりを標準化させる

1つ目は販促物管理をしている本部と拠点とのやり取りの標準化を図ることです。

まず、販促物を本部に注文する処理日を決めましょう。拠点が多い企業の場合、一度に販促物の注文の取りまとめや業者への発注ができる仕組みにすることが大切です。たとえば、各拠点は毎月20日までに販促物の注文をすると決めてしまえば、それを月末までにまとめて業者に発注をかけると作業をルーチン化することも可能になります。

あわせて本部への注文方法も統一してしまうと、よりスムーズに進めることができるでしょう。たとえば、注文用紙を本部が作成し、そのフォーマットを使って注文してもらうだけでも手間は減少します。

また販促物のデザインを共通にするというのも有効な方法です。各拠点は、販促物で独自性を出したいと希望しがちです。しかし、拠点が多ければ多いほど、デザイン代は高くなってしまいます。販促物のデザインを統一させることで、デザイン代のコストダウンが可能となるのです。

ただし、店舗名や住所、地図など、どうしても拠点ごとに変えないといけない部分も生じます。そこで販促物に掲載する独自の情報は必要最小限にすることが大切です。

販促物を一元管理する

2つ目は販促物を一元管理することです。

Web上で管理できるクラウド型の管理システムを用いると、どこの拠点にどのぐらいに在庫があるのかを把握するのも容易です。販促物の管理を行っている本部が主体となり、在庫量を把握しておけば在庫管理をリアルタイムで確認することができます。過剰に在庫を持ってしまったり、逆に必要なときに在庫が不足してしまったりする問題を解決する手段となりえます。

クラウド型の管理システムの主体は本部が行うものの、各拠点の担当者も管理システムにアクセスできれば、よりスムーズな手配が可能となるでしょう。たとえば販促物が大量に必要となり、本部の在庫で足りないといったときに、他の拠点から譲ってもらうという方法もとれるのです。

販促物の拠点から本部への注文も、クラウド型管理システムで行えば、拠点が注文した時点で本部の在庫数がリアルタイムで更新されるので、発注のタイミングもはかりやすくなるでしょう。注文だけでなく、販促物のデータのやり取りや管理もすべて一貫してできるというメリットもあります。

このように販促物の注文から制作、業者への発注、発送などをすべて一元化することは、別のメリットを生みます。

本部に販促物を発注したがなかなか届かず、一体いつ届くのかと不安になり、そのつど催促や状況確認の連絡をしていたという方も多いでしょう。しかし一元化すれば、本部へ直接問い合わせをしなくても、システムを通して発注や発送の状況を確認することができます。余計な問い合わせの手間を省くことができますね。

販促物の保管場所にトランクルームを活用

販促物の保管場所にお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

「店舗・事業所に販促物を保管しておけるスペースがない」
「スペースはあるものの、保管環境として適していない」
といったお悩みがある場合には、トランクルームの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

トランクルームとは、収納スペースをレンタルできるサービスのことで、事業者向けにサービスを提供しているところも少なくありません。

次は、トランクルームが販促物の保管に役立つ理由を見ていきましょう。

いつでも販促物の出し入れが可能

屋内型トランクルームと呼ばれるビル型のトランクルームの多くは、24時間365日いつでも利用することが可能です。

そのため、店舗・拠点近くのトランクルームを利用していれば、販促物が急遽必要になった際も速やかに取り出すことが可能です。

カビや劣化に強い保管環境

空調設備が充実しているトランクルームも少なくありません。

エアコンやサーキュレーターが稼働しているため、温度や湿度の変化による販促物の劣化やカビの発生が起こりにくい環境だと言えます。

セキュリティも充実

トランクルームのなかには、セキュリティ対策に力を入れているところも多くあります。

セキュリティカードによる入退館管理の徹底や、防犯カメラの設置など、防犯対策にも配慮されているため安心して販促物を保管しておくことができるでしょう。

まとめ

今回は、販促物の管理における課題や効率化のポイント、保管場所としてトランクルームを活用するメリットについてご紹介しました。

ご紹介した情報も参考に、販促物管理の効率化や保管場所の見直しに着手してみてはいかがでしょうか。