オフィスをもっと効率化したい!実現できるアイデアを提案します

オフィスの効率化は、生産性がアップするほか、社員の満足度も上がり、離職を防ぐ効果が期待できます。 しかし、効率化が良いとわかっていても、何から手をつければいいのか、どのような方法があるのかと悩んでしまう人も少なくありません。 ここでは、オフィスを効率化するアイデアや、効率化に取り組む際の注意点についてご紹介します。


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オフィスを効率化するアイデア:オフィス環境

オフィスを効率化するためには、まずオフィス環境を見直さなければいけません。

オフィス環境の改善が必要な企業にありがちな事例を紹介するとともに、具体的な効率化方法についてご紹介します。

オフィス環境を効率化

オフィス環境が効率化されていないと、さまざまな業務に支障をきたします。業務スピードが遅くなるだけでなく、場合によっては従業員がケガをしてしまう危険性もあるのです。

よくある事例を出すと、オフィスの出入り口付近に大きな複合機が設置されていて、複合機を使っている人と、オフィスに出入りする人がぶつかってしまうということが挙げられます。

ぶつからないように気をつけながらの作業は、大きなストレスとなりますし、作業スピードも落ちてしまうでしょう。ぶつかった拍子にケガをする恐れもあります。

もうひとつ例をあげると、オフィスに収納場所がなく、デスクの上に資料や書類が平積みされている状態です。目的の資料や書類を見つけるのに時間がかかるため、非効率であるといえます。

オフィス環境が悪いと、取引先に迷惑をかけてしまうことも予想されるので、早急に改善したい部分です。

以下に、オフィス環境を効率化するアイデアをご紹介します。

オフィスのレイアウトを変える

デスクの配置は、業務内容や社員の動線に合っているかを確認しましょう。社員同士や上司と部下のコミュニケーションが円滑におこなえないデスク配置は、業務スピードが落ちる原因です。

使いやすい設備が整っているか、設備の数や場所にも注目して、オフィス内のレイアウトを考えましょう。

収納オフィス什器を購入する

必要な社員には、収納しやすいように什器を割り当てます。専用の収納スペースがあると、デスクの上が散らかりにくく、作業効率が向上します。

使用頻度が低い過去の業務ファイルや共用の資料は、ほとんど使わないものであるにも関わらず、捨てることができないため、オフィスが散らかる原因になります。普段使わないものは、社外のトランクルームに保管するのがおすすめです。

トランクルームを探す際は、ぜひKeep Itを利用してみてください。


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オフィスを効率化するアイデア:仕組み

次は、オフィスを効率化するための「仕組み」について解説します。オフィス内の「仕組み化」を徹底することで、モチベーションや個々の能力に左右されず、安定した業務をおこなうことが可能です。

仕組みを変えて効率化

オフィス内が適切な形で最適化されていないと、業務へのさまざまな不具合が生じます。

たとえば、業務の優先順位付けができておらず、何から手を付ければいいのか悩んでいる間に無駄な時間が経過してしまったり、締め切りに間に合わなかったりといったものが挙げられます。

別の例を出すと、普通ならすぐに片付けられるメールの作成に1時間も使ってしまったという事例もあるのです。

これらの不具合が起こる原因には、社員のモチベーションや、その日の体調、個々の能力的な問題があります。

社員も人間なので、どんなに優秀な人でも、ミスをすることもありますし、業務スピードにバラつきがでることもあります。

このような「不安定さ」は、仕組み化することで安定させることができるのです。

優先度と重要度を振り分ける

仕組み化の基本は、仕事の優先度と重要度を振り分けるところからはじまります。

1. 緊急度が高く重要な仕事
2. 緊急度が高いが重要ではない仕事
3. 緊急度が低いが重要な仕事
4. 緊急度が低く重要ではない仕事

業務内容を、この4つに振り分けると、おのずと、どの作業から取り掛からなくてはいけないかが見えてきます。

社員全員にこの考え方を浸透させ、適切な順序で仕事をおこなうように推進していきましょう。

ITサービスの活用

業務に使えそうなITサービスは、積極的に取り入れて活用していきましょう。

たとえば、今までオフラインでおこなっていた会議を、Web会議にすることで、移動時間を短縮させることが可能です。遠方のクライアントとも、すぐにミーティングができますので、交通費の削減にもつながります。

近年では、Web面接を取り入れている企業もあり、事務的な作業とコスト削減の実例もあるのです。

また、メール作成に時間がかかっているならば、ビジネスチャットを導入すると、メール特有の定型文の作成が不要になるので、伝えたいことをスピーディーに相手に伝えることができます。

人の手を使わずにできる部分は、自動化ツールを導入して、業務を自動化していく考えも良いでしょう。


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オフィス効率化に取り組む際の注意点

ここからは、オフィスを効率化するときに注意したいポイントを、いくつかご紹介します。

現状の問題点を洗い出す

オフィス効率化の方法には、たくさんの種類があります。しかし、自社に合ったものを取り入れないと、効率化どころか予想以上にコストがかさんだり、逆に手間がかかってしまったりして社員の負担が増えてしまいます。

効率化に取り組むには、効率化できそうな方法を試してみて、社員の意見を取り入れながらトライアンドエラーを繰り返すことが大切です。

オフィスを効率化すると、たくさんのメリットがありますが、「効率化」ばかりに目を奪われて、肝心の業務でミスやクレームが出てしまっては本末転倒になります。

理論上、効率アップが期待できる方法であっても、実際に業務をおこなっている人に確認してもらいながら、問題点を浮き彫りにし、改善していくことが必要です。

現場へ目的と目標到達点を共有する

効率化する目的と効率化後の目標到達点は、明確にしておかなければならない部分です。なんのための効率化か、そして効率化することでどうなりたいのかを、今一度しっかりと熟考し計画を立てましょう。

目的と目標が明確になった時点で、実際に効率化を取り入れて業務をおこなう社員に伝えます。このときに、社員から出る意見を聞いておくと良いでしょう。

実際に少しずつ効率化を取り入れながら、効率化によって業務がどのように変わったか、社員の気持ちを含めてヒアリングするのも大切です。

先ほどもご紹介したように、一度にすべてを効率化させるのではなく、少しずつ様子を見ながらトライアンドエラーを繰り返しましょう。

一度で完璧な効率化を目標にしてしまうと、実際に業務に落とし込んだ際に不具合が出ると、無駄な出費になってしまうこともあります。

効率化をフォローアップする体制を作る

効率化を提案したまま放置してしまうと、新たな問題に気付けず、結果的に効率化できていなかったということが起こります。効率化を導入したら、定期的に社員から意見を聞き、効率化の効果を検証しましょう。

たとえば、作業時間はどのように変わったのか、コストに変化はあったか、ミスの発生数は減らせているか、クレーム件数は減らせているかなど、意見交換できる場を用意してください。

適切なタイミングで、指示や軌道修正できる体制をとっておくと、トライアンドエラーを実践しやすくなり、本当の意味での効率化が実現します。

上層部の人間だけで意見交換するのではなく、誰でも改善案を言いやすい体制づくりも重要です。


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まとめ

オフィスの効率化は、業務内容や従業員の働き方にフォーカスして上手く取り入れれば、さまざまなメリットがあります。

今よりもさらに良い職場環境にするために、まずはオフィス内の不要なものを取り除くところからスタートさせましょう。