オフィスのコスト削減を進めるポイントとは?

フレックスタイム制を導入している企業はオフィスが長い時間稼働しているため、コスト削減の課題が取り上げられやすいのではないでしょうか。 この記事では、コスト削減の重要性と、削減を進めるポイントを解説します。 これが成功すると、会社の経営状態が安定し、社員のモチベーションも向上します。 今回はコスト削減の目標設定の方法もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。


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オフィスのコスト削減はなぜ重要なのか

フレックスタイム制を導入している企業はもちろんのこと、多くの企業でオフィスのコスト削減の取り組みが推進されています。

なぜ、企業にとってオフィスのコスト削減は重要なのでしょうか。ここでは、企業がオフィスのコスト削減に取り組むメリットをご紹介しましょう。

オフィスのコスト削減に取り組むメリット

オフィスのコスト削減に取り組むメリットは、ずばり「利益率の向上」です。
オフィスの運営にかかる費用を抑えることで支出を防ぐことができれば、余った予算をほかの業務に還元できるでしょう。

利益率が向上すれば経営が安定してきます。急に売り上げが落ちても持ちこたえられる体力がありますし、取引先や金融機関からの信用も向上し、融資も受けやすくなるでしょう。

また、余った予算を社員に給料やボーナスとして還元する方法もあります。
給料やボーナスがアップした社員はモチベーションが上がり、コスト削減の取り組みにも積極的に参加してくれるようになります。

コスト削減の取り組みを続けていくと、普段の業務の中でも「ムリ」「ムダ」「ムラ」がないかをチェックできるようになり、メリハリのある働き方に近づくことが可能です。

経営を安定させ、社員のモチベーションをアップさせたい方は、ぜひこれからご紹介する方法を実践して会社を強くしていきましょう。

直接費と間接費の考え方について

ここで、コスト削減に取り組む前にコストについての考え方をご説明します。
コストと一言でいっても、その中身はさまざまな項目が含まれています。

コスト削減に取り組む前に理解を深めておくと、より効果的にコストを削減できるようになるでしょう。

コストは、「直接費」「間接費」のふたつに分けられます。
それぞれどのような違いがあるのか解説していきましょう。

直接費とは

完成物にたいして直接費用が発生するものを直接費といいます。
たとえば、以下の費用のように、原価計算がされるものは直接費です。

・材料費
・人件費
・設備費

間接費とは

完成物にたいする直接の関わりはないものの、会社を運営させるため発生するものを間接費といいます。

以下の項目は、間接費に分類されます。

・オフィス賃料
・通信費
・設備投資費
・印刷費
・交通費
・広告費

間接費は一つひとつの金額は小さいですが、科目が細かい特徴があります。

自社のコストの特徴・改善点を洗い出す

コストを直接費と間接費に分けられるようになると、自社のコストの特徴がわかってきます。

たとえば、製造業を営んでいる企業であれば、製品を生産するための直接費が多くかかりますし、営業を中心に事業を行っている企業は、交通費などの間接費が多くかかるでしょう。

自社のコストの特徴がわかってくると、コスト削減のための目標が定めやすくなります。
また、自社に合った目標を定められるので、取り組む内容が自社の現状と大きくかけ離れてしまうことは防げるのではないでしょうか。

コストの考え方が理解できたら、目標を立てる前に自社のコストの特徴や改善点を洗い出してみてください。


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オフィスのコスト削減の目標設定の決め方

自社のコストの特徴や改善点がわかったら、いよいよ目標を決めていきましょう。
コスト削減の目標設定は、3つのポイントに注意して決めていきます。

1.具体的な目標

目標の内容は具体的に設定しましょう。誰がどのような役割をもつのか、何をするのか、どのようなルールで取り組んでいくのかを明確にしてください

達成したい目標が数字で表せる場合は、数字にします。たとえば、光熱費を毎月20%削減するなどです。

しかし、これらの目標に取り組む際は、目標に取り組むことを目的としてはいけません。
コスト削減の目標はあくまでも「利益率の向上」です。

目標に取り組むために通常の業務に支障が発生し、売り上げが下がってしまうと、コスト削減の目的は達成ということにはなりません。

あくまでも「利益率を向上」させるために目標に取り組んでいることを忘れないようにしましょう。

2.現実的な目標を設定する

目標を設定する際、大手企業や同業他社の取り組みを参考にすることがよくあります。
しかし、それぞれの会社が設定する目標は、その会社の特徴に合わせて設定した目標です。

設定する目標は、自社にあった現実的な内容の目標を設定しましょう。

ほかの会社でうまくいったからといって、自分たちの会社でもうまくいくとは限りません。コスト削減へのやりすぎた取り組みは、業務に支障が出てしまったり、社員のモチベーションを損なってしまったりする恐れがあります。

たとえば、コスト削減のために取引先の業者にムリなお願いをしなければならなかったり、これまでできていたお客様へのサービスができなくなってしまったりなどです。

取引先の業者にムリを言えば、製品の品質悪化につながりかねません。お客様へのサービス劣化は会社全体のイメージが悪くなる可能性があります。

目標は、自社のコストの特徴や改善点を理解した上で現実的なものを設定しましょう。

3.期限を決める

目標を設定して取り組む際は、期限を決めて取り組んだ内容を社内で共有しましょう。
なぜなら、実際にコスト削減に向けて取り組んでみたものの、当初の予定通りに成果がでない場合があるからです。

成果がでなかった理由や改善点を話し合い、目標や取り組みを定期的に修正することで、より効果のある内容に変えていけるでしょう。


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オフィスのコスト削減を進めるポイント

コスト削減の目標を設定し取り組みを進めていく中で、気をつけなければならないポイントがあります。このポイントをしっかり理解していないと、コスト削減の目標を達成させることは難しいでしょう。

コスト削減を進めるために気をつけるポイントとは、いったいどのようなものなのでしょうか。

現在のコストを見える化し、把握すること

コスト削減の取り組みを進めていくと、事業に関わるすべてのコストを削減したくなることもあるでしょう。しかし、コストの中には売上げを維持していくために削減してはいけないものも含まれています。

どのコストを削減すべきかを明確にするためには、現在のコストを見える化し、把握することが大切です。何のコストが目立っていて、どのくらい下げるのが適切なのかを社内で検討しましょう。

コストの見える化は大変な作業ですが、ここで得られる数値は目標の設定にも役立ちます。ぜひ、すべてのコストを洗い出し、現在の状況を把握しておきましょう。

間接経費の見直しから行う

コストの中で材料費や人件費などの直接費を削減することは、製品の品質悪化を招きかねません。

また、取り組む内容が手間のかかるものであると、社員の業務やモチベーションに影響をあたえてしまいます。

コストの削減は、社員がムリなく取り組める内容からはじめていきましょう。
ムリなく取り組める内容として、間接費の見直しをご紹介します。

どれも気軽に取り組めるものばかりですので、ぜひ参考にしてください。

オフィス固定費

通常の業務で使用しないものは、トランクルームに預ける方法があります。
不要な荷物が減ったことで、いまよりも狭い事務所でも仕事ができるようになれば、オフィス賃料を削減できるでしょう。

都心部でトランクルームを探すならKeep Itがおすすめです。Keep Itでは防犯カメラが完備なほか、SECOMセキュリティを導入しています。管理人の定期的な巡回もあるため、セキュリティ環境が整っています。

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法人での利用も受け付けておりますので、お気軽にお問い合わせください。Webでの契約も可能のため、簡単にお申し込みができますよ。

営業コスト、出張コスト

Web会議やビジネスチャットを利用することで、交通費を削減できます。
ビジネスホテルの出張パックを活用すれば、宿泊費を抑えられるでしょう。

外注の必要性

専門的な知識や技術を必要とする作業があれば、外注も視野に入れて検討しましょう。
たとえば、求人募集の募集広告やプロジェクトのキャッチコピーなど、フリーランスで活動しているライターに依頼する方法があります。

外注費用はかかりますが、専門家にお願いすることで品質のいいものを作成してもらえますし、空いた時間をほかの業務にあてることができるでしょう。

自動化ツールの導入

出張管理システムやRPAなどの導入は、業務効率化にもつながります。
導入できそうなものがあれば、積極的に試してみましょう。


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まとめ

コスト削減は利益率や社員のモチベーションの向上につながっています。
自社に合った目標や取り組みを設定するためには、現在のコストを見える化し、把握することが大切です。

ぜひ、自社にあった取り組みを実施し、会社をより強いものに変えていきましょう。