オフィスにフリーアドレスを導入したい!仕事で使う備品がたくさんあっても大丈夫?

働き方を見直すきっかけに、オフィスのレイアウト変更を実施する企業は少なくありません。オフィスレイアウトの中で、近年注目されているのは「フリーアドレス」です。 オフィスにフリーアドレスを取り入れた場合、どんな効果があるのか、また備品が多いオフィス内でもフリーアドレスは可能なのかということを解説します。


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フリーアドレスとはどんなオフィスレイアウト?

まずは、オフィスレイアウトの一種である「フリーアドレス」が、どのようなものなのかについて解説します。

フリーアドレスとは何なのか

フリーアドレスは、「オープンオフィス」とも呼ばれる、オフィスレイアウトの考え方のひとつです。

社員一人ひとりが、固定された自分の席を持たず、空いている席を自由に選んで仕事ができる環境を指します。

フリーアドレスの席では、私物を基本的に置かず、業務に使用する必要最低限の道具のみが常備されている状態です。

社員が仕事で共通して使えるものを増やし、私物は、各自会社のロッカーやデスクの下に置いて、一時的に管理するのがオーソドックスな方法となっています。

これまで個々に与えられたデスクで仕事する環境が当たり前の日本でしたが、近年では、フリーアドレスで働くという斬新さと、効果に注目が集まり、導入する企業が増えてきているのです。

どんな経緯でフリーアドレスが注目されるようになったのか

2019年に、厚生労働省から「働き方改革」が発表されました。この働き方改革では、規定概念にとらわれず、柔軟な働き方を自由に選択できるようにすることが目標として掲げられています。

働き方改革は、大企業のみならず、中小企業にとっても大きな課題のひとつとなっており、多くの企業が働き方を見直すタイミングになっているのです。

働き方の見直しをしている企業の多くが、経営手法などの情報開示を社内で積極的に行ったり、部署・役職の壁を超えて会議をしたりするなど、オープン経営を視野にいれています。

フリーアドレスは、オープン経営をするための一助としても導入が期待できるでしょう。

また、上座や下座という概念がなくなってきていることも、フリーアドレスが注目され始めたきっかけと考えられます。

オフィスにどんな効果をもたらすのか

フリーアドレスを導入すると、チームや組織にとらわれず、多くの人とコミュニケーションがとりやすくなります。

先ほども解説したとおり、部署ごとの仕切りがなくなるので、他部署との距離もグッと近くなり、新しいアイデアが生まれやすくなるといわれています。

もちろん、横のつながりばかりでなく、上司と部下との距離も近くなりますので、スピーディーに業務を進めることができます。

また、オフィス全体を、開放感のある空間にする効果にも期待できるでしょう。

たとえば、固定席の場合だと、どうしても仕事道具や資料、私物が散乱しがちです。デスクに積み上げた資料や仕事道具は、どうしても圧迫感が生まれる原因になります。

フリーアドレスオフィスにすると、業務終了時や席を外すときには、デスクを元のクリーンな状態に戻さなければならないため、片付ける意識の向上にも役立つのです。

できるだけ物を増やさないという意識が生まれ、資料の電子化やペーパーレス化が促進されます。オフィスでのムダをなくせば、かなりのコスト削減になるでしょう。

実際に、フリーアドレスを導入した企業では、ペーパーレス化が進み、印刷コストが削減されたほか、書類や資料をとじたファイルなどを処分できるので、オフィスのスペースが空いたという事例が報告されています。

オフィスのスペースが空くことで、賃料の削減につながることもあるのです。


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フリーアドレスをオフィスに導入しやすい職種や業務内容

オフィスにフリーアドレスを導入すると、さまざまな効果があることがわかりました。ここからは、具体的に導入しやすい職種や業務について解説します。

フリーアドレスに向いている職種や業務内容は?

フリーアドレスを導入しやすい企業は、業務に使用する道具や設備が共通している企業です。職種でいえば、事務職やコールセンター、営業職などが挙げられます。

ノートPCやタブレットなどで業務ができる職種は、自由に移動しやすいため、フリーアドレスに向いているといえるでしょう。

逆に、据え置き型のPCを使っている企業や大きな設備が必要な企業の場合は、持ち運びが困難なため、フリーアドレスに向いていないといえます。

また、紙媒体を扱う頻度が少ない職種、ペーパーレスを今後推進していきたい企業は、フリーアドレスに向いています。

対して、多くの紙媒体を使って業務管理している企業や機密情報を管理している部署は、紛失のリスクやセキュリティの観点から、フリーアドレスに向かないといえるでしょう。

備品の管理の仕方

フリーアドレスを導入するにあたって、現在業務で利用している文房具や資料などを、どこで管理するかを考えなければなりません。

ここからは、個人の私物と共用で使う備品の管理方法について解説します。

個人の私物の整理縮小

フリーアドレスにすると、個人のデスクがなくなるので、私物を一時的に保管しておくロッカーが必要になります。

個別のロッカーを導入するのもいいですし、社員全員分を用意できないのであれば、フリーロッカーという形で導入するのもいい方法です。

もちろん、ロッカーを導入するには、初期コストがかかりますし、ロッカーを配置するスペースの確保も必要です。

しかし、今まで使用していた個人のデスクがなくなるので、ロッカーを置いてもスペースに余裕ができているでしょう。

ロッカーという限られたスペースしかない状態になると、ムダな私物が減ります。ある企業では、フリーアドレスにともないロッカースペースも縮小しましたが、その結果ムダを削除する意識が高まりました。

共用の会社備品の整理縮小

共用する備品は、専用の書庫やキャビネットを利用して、オフィスにムダなものが溢れないようにします。

日常的に使用しない文房具や仕事道具も、共用のキャビネットに収納して保管場所を分散しておくと散らからずオフィスをスッキリ保てますよ。

資料や書類関係は、クラウドストレージなどに保存して、徐々にペーパーレス化していくと良いでしょう。

もちろん、紙で保管するほうが扱いやすい情報があるのも事実です。無理して、すべてをペーパーレス化する必要はありません。

しかし、ペーパーレス化しても問題ないものに関しては、できるだけ早くペーパーレス化しておくことで、さまざまなリスクをなくすこともできます。

たとえば、サーバー上にデータを保管していると、火事などで紙が燃えてしまうこともないので、災害時の復旧も早いです。

先ほどフリーアドレスに向いている職種や業務内容をご紹介しましたが、向いていないと思われる職種でも、工夫次第ではフリーアドレスの導入ができるでしょう。

使用頻度が少ない備品が大量にある場合や、余剰在庫がある備品は、オフィス内だけで管理しなければならないわけではありません

社外で保管するとオフィスの空いたスペースを有効活用できるでしょう。


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フリーアドレスをオフィスに導入する流れ

1. フリーアドレスを導入する目的を共有する

まずは、社員にフリーアドレスを導入することを周知し、意見を伺いましょう。そして「なぜフリーアドレスを導入するのか」という目的をしっかり伝えておくのがポイントです。

目的が明確に伝わっていないと、フリーアドレスにしても、毎回同じ席に座ったり、同じメンバーと集まって仕事をしたりして、フリーアドレスの効果は期待できません。

また、早めにフリーアドレスを導入することを伝えることで、各自荷物の整理ができるのでスムーズに進められます。

2. 月単位や週単位で席替えをする

いきなり全部をフリーアドレスにするのではなく、月単位や週単位に区切って席替えをしてみると良いでしょう。

試験的に席替えを実施すると、使用感や業務上の不具合が見えてきます。改善点を浮き彫りにして、必要な設備の相談や検討をしておきましょう。

3. オフィスの収納を見直す

オフィス内の収納場所の確保や整理の仕方を考え、実践していきます。不具合があれば、その都度改善していきましょう。

改善していく中で、収納場所が足りなかったり、もう少しスペースを確保したかったりする場合は、都心部に展開しているKeep Itへご相談ください。

セキュリティ設備のグレードもサイトで確認できますので、重要な書類を保管したい法人の利用もお任せください。Web契約も可能なため、会社のパソコンからお気軽にお申し込みが可能です。


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まとめ

賢くフリーアドレスを導入すれば、仕事の効率アップやコスト削減につながります。今後の働き方を視野に入れて、快適で生産性の高いオフィスを目指しましょう。