オフィスのコスト・固定費を削減するポイントをご紹介！

近年、在宅勤務をはじめとしたテレワークが普及したことで、オフィス固定費の削減に着手する企業が増えつつあります。

しかし、オフィスのコストを削減するために、なにから着手するべきかわからないという方も多いのではないでしょうか。

この記事では、オフィスの固定費・コストを削減するためのポイントをご紹介します。

オフィスのコスト削減はなぜ重要？

オフィスのコスト削減に取り組むメリットは、ずばり「利益率の向上」です。

オフィスの運営にかかる費用を抑えることで支出を防ぐことができれば、余った予算をほかの業務に還元できるでしょう。

利益率が向上すれば経営が安定してきます。急に売り上げが落ちても持ちこたえられる体力がありますし、取引先や金融機関からの信用も向上し、融資も受けやすくなるでしょう。

また、余った予算を社員に給料やボーナスとして還元する方法もあります。

給料やボーナスがアップした社員はモチベーションが上がり、コスト削減の取り組みにも積極的に参加してくれるようになります。

コスト削減の取り組みを続けていくと、普段の業務の中でも「ムリ」「ムダ」「ムラ」がないかをチェックできるようになり、メリハリのある働き方に近づくことが可能です。

経営を安定させ、社員のモチベーションをアップさせたい方は、ぜひこれからご紹介する方法を実践して会社を強くしていきましょう。

オフィスのコスト削減における目標設定

次は、オフィスのコスト削減に取り組む際の目標の定め方を見ていきましょう。

直接費と間接費の考え方について

企業活動で発生するコストは、大きく「直接費」「間接費」のふたつに分けられます。

コストを直接費と間接費に分けられるようになると、自社のコストの傾向がわかってきます。

自社のコストの特徴がわかってくると、コスト削減のための目標が定めやすくなります。

直接費とは

完成物にたいして直接費用が発生するものを直接費といいます。

たとえば、以下の費用のように、原価計算がされるものは直接費です。

• 材料費
• 人件費
• 設備費

間接費とは

完成物にたいする直接の関わりはないものの、会社を運営させるため発生するものを間接費といいます。

以下の項目は、間接費に分類されます。

• オフィス賃料
• 通信費
• 設備投資費
• 印刷費
• 交通費
• 広告費

現実的な目標を設定する

目標を設定する際、大手企業や同業他社の取り組みを参考にすることがよくあります。

しかし、それぞれの会社が設定する目標は、その会社の特徴に合わせて設定した目標です。

設定する目標は、自社にあった現実的な内容の目標を設定しましょう。

ほかの会社でうまくいったからといって、自分たちの会社でもうまくいくとは限りません。コスト削減へのやりすぎた取り組みは、業務に支障が出てしまったり、社員のモチベーションを損なってしまったりする恐れがあります。

たとえば、コスト削減のために取引先の業者にムリなお願いをしなければならなかったり、これまでできていたお客様へのサービスができなくなってしまったりなどです。

取引先の業者にムリを言えば、製品の品質悪化につながりかねません。お客様へのサービス劣化は会社全体のイメージが悪くなる可能性があります。

目標は、自社のコストの特徴や改善点を理解した上で現実的なものを設定しましょう。

期限を決める

目標を設定して取り組む際は、期限を決めて取り組んだ内容を社内で共有しましょう。

なぜなら、実際にコスト削減に向けて取り組んでみたものの、当初の予定通りに成果がでない場合があるからです。

成果がでなかった理由や改善点を話し合い、目標や取り組みを定期的に修正することで、より効果のある内容に変えていけるでしょう。

オフィスのコスト削減を進めるポイント

コスト削減の目標を設定し取り組みを進めていく中で、気をつけなければならないポイントがあります。このポイントをしっかり理解していないと、コスト削減の目標を達成させることは難しいでしょう。

コスト削減を進めるために気をつけるポイントとは、いったいどのようなものなのでしょうか。

現在のコストを見える化し把握する

コスト削減の取り組みを進めていくと、事業に関わるすべてのコストを削減したくなることもあるでしょう。しかし、コストの中には売上げを維持していくために削減してはいけないものも含まれています。

どのコストを削減すべきかを明確にするためには、現在のコストを見える化し、把握することが大切です。何のコストが目立っていて、どのくらい下げるのが適切なのかを社内で検討しましょう。

コストの見える化は大変な作業ですが、ここで得られる数値は目標の設定にも役立ちます。ぜひ、すべてのコストを洗い出し、現在の状況を把握しておきましょう。

間接費の見直しから行う

コストの中で材料費や人件費などの直接費を削減することは、製品の品質悪化を招きかねません。

また、取り組む内容が手間のかかるものであると、社員の業務やモチベーションに影響をあたえてしまいます。

コストの削減は、社員がムリなく取り組める内容からはじめていきましょう。

トランクルームが固定費削減に役立つ理由

オフィスのコスト削減の第一歩として、トランクルームを活用するのも一策です。

トランクルームとは、収納スペースをレンタルできるサービスのことで、事業者向けにサービスを提供しているところも少なくありません。

次は、トランクルームがオフィスの固定費削減に役立つ理由を見ていきましょう。

備品等をトランクルームに保管してオフィス固定費を削減

備品や販促物、書類などをオフィス・事務所内で保管している場合、それらの荷物をトランクルームに保管することで、オフィススペースを縮小できる可能性があります。

預ける荷物の量に応じて部屋サイズを選択することができるので、必要最低限のスペースをレンタルすることが可能です。

セキュリティも充実

備品や書類などを預けるとなると、セキュリティが気になるという方もいらっしゃるかもしれません。

トランクルームには、セキュリティカードによる入退館管理や、防犯カメラによる監視など、セキュリティ体制に力を入れているところも少なくありません。

そういったトランクルームを利用すれば精密機器や書類なども安心して預けておくことができます。

24時間いつでも利用可能

トランクルームによっては、24時間365日利用可能なところが多くあります。

そのため、オフィス近くのトランクルームであれば、必要な時に速やかに預けている備品や書類を取り出すことができるでしょう。

まとめ

今回は、オフィスのコスト削減のポイントや、固定費削減に役立つトランクルームについてご紹介しました。

ご紹介した情報も参考に、コスト削減の第一歩としてトランクルームの活用を検討してみてはいかがでしょうか。