在庫管理がうまくできない!在庫管理3つのコツを紹介!

在庫管理は、どの業種でも必ず行う重要な作業です。特に製造業や小売業などでは、商品や備品の在庫管理が直接売上に響いてくる重要な部分なので、在庫管理について悩みを抱える人も多いのではないでしょうか。 在庫管理はアイテム数が多ければ多いほど煩雑になるので、全アイテムを把握することも難しくなってしまいますよね。しかし在庫管理を徹底しないと売上戦略や予測を立てることも難しいです。 小売店で永遠の課題となっている在庫管理ですが、今回は在庫管理がうまくできない人のために在庫管理の3つのコツについてご紹介します。


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在庫管理をうまくするために意識すること

多くの商品を扱う業種にとって、在庫管理は会社の業績を左右する重要な要素です。商品数の増加に比例して業務の難易度も上がる在庫管理。これをミス無く成功させるためには、いくつかのポイントを意識することが大切です。

<h3管理する目的を考える

在庫管理とは「どの商品がどれだけ売れ、どれだけ残っているか」を把握するための仕事です。これは商品の在庫切れを防ぐだけでなく、必要以上の余剰在庫を無くすことにつながります。

適切な量の在庫を持つ企業は、不要な在庫のために出費をすることがなく、また、商品が売れるチャンスに在庫が足りないというような事態にもなりません。

適切な量の在庫を持つ企業は、無理や無駄のない出費で売上を増やしていることになるため、優良な企業という評価にもつながる可能性があります。

管理するための方法を考える

在庫管理は商品の種類や在庫数が増えるほど、手間も時間もかかるようになります。少しの商品なら対応できた管理方法でも、数が増えれば最適な方法ではなくなることもあります。

そのときの商品数や種類に応じて、常に最適な管理方法を考えていくことで、会社の規模が大きくなっても在庫管理をスムーズに行うことができるでしょう。

それまでのやり方にこだわり、規模に合わない非効率なやり方を続けることは、会社にとって不要な負担となっていきます。変化することを恐れずに、常に新しいチャレンジを試みることこそが、結果的に会社にとっての利益につながるのです。

継続して取り組み続ける

商品の種類や数に応じ、新しい管理方法に変えたとしても、思ったよりも成果が出ない場合があります。

担当がやり方に慣れるまで長い時間がかかる場合や、思ったよりも新しい方法が改善につながっていない場合など、その理由は様々です。

ルールの変更は、一定の成果が現れるまでに時間がかかります。すぐに止めてしまっては改善が正しかったのかもわからないまま、それまでの労力が無駄になってしまいます。管理方法の改善には、根気をもって長い時間じっくりと取り組むことが非常に重要です。

在庫管理のコツ①在庫の把握からはじめよう

在庫管理の基本は、在庫の個数を把握することからスタートします。「何が」「いくつ」「どこに」「どのような状態であるか」を細かく把握しましょう。まずは表を作成して入力していく基本的なやり方から始めるのがよいでしょう。

棚卸の時に一気にやると、アイテム数が多い店舗などでは徹夜で作業しても終わらないことになりかねません。日頃からコツコツ調べておくことがおすすめです。

効率よく把握するには表を作成しましょう。入庫と出庫の際に備え付けておいた表に「何個入庫してどんな状態なのか」「何個出庫して残りは何個なのか」を書き入れておくとすぐに把握が出来ます。一人のスタッフだけが入出庫を担当するわけではないため、誰が入出庫しても何個在庫があるのかわかりやすくしておきましょう。

誰が見ても一目瞭然にわかるような表を作成して、各アイテムやカテゴリごとに備え付けておくと作業の途中にさっと書き込めるのでおすすめです。お店やスタッフの適性に合った方法で在庫把握を徹底しましょう。とにかく今の在庫の状況を把握しなければ、その在庫を活かした売上予測や販売戦略を立てることができません。在庫管理の基礎は、まず現状を把握することなのです。


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在庫管理のコツ②整理・整頓・清掃をする

在庫管理に成功している企業は、ほぼ例外なく倉庫内が整然としています。どこに何があるかわからないような雑然とした倉庫内では、必要な時に必要な商品を出荷することは困難です。

整理・整頓・清掃

在庫管理においては「整理・整頓・清掃」が最も重要であると考えられています。

同じ名称の商品でも、型番や生産された年代などにより、異なる商品と扱われる場合があります。いい加減な在庫管理では、それら条件の異なる商品が混在してしまうこともあるでしょう。

優れた在庫管理が行われていれば、いつどのような条件の商品を入荷し、どこにいくつ置いてあるか、すぐに把握できます。それにより、それぞれの商品を売れるチャンスを逃さず、適切なタイミングで販売することができるでしょう。

また、古すぎてもう売れない商品が倉庫に残っている場合、場所や管理のコストを無駄に使うことになります。そういった不要な商品の処分を判断できるように正確な情報を提供することも、在庫管理に求められている要素の一つです。

顧客の信用を得られる

倉庫に出入りするのは、そこで働くスタッフだけではありません。商談や視察のために顧客が訪れることもあり、その際には倉庫の状態も観察されます。

倉庫内が雑然とし、スペースが無駄に使われているなら、その倉庫を見た顧客からは「商品を大切に扱っていない」と判断され、信頼を失ってしまうでしょう。

整理整頓され、清潔に保たれた倉庫からは、その会社がどれだけ在庫管理に力を入れ、商品を大切に扱うかが伝わってきます。顧客からも「これだけ在庫管理に力を入れているとは素晴らしい企業だ」と高く評価され、大きな信頼を勝ち取ることができるでしょう。


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在庫管理のコツ③棚管理の重要性を知る


次に在庫管理のコツとして「棚管理を徹底する」ということも重要です。ここでは棚管理の重要性を解説します。

棚管理をできないと在庫が散在

棚はアイテムを集約している場所です。その棚を管理することは在庫管理に直結する非常に重要な作業です。棚管理を徹底するためには、物を特定の場所に置くことが肝心。「使ったら棚に戻す」「同じカテゴリの物は同じ棚に置く」という至極単純なことでも、仕事が立て込んで忙しくなるとおろそかになってしまう恐れがあります。

棚管理を徹底しなければ、物を探すのに時間がかかってしまいます。ただでさえ人材不足が叫ばれている現代では、物を探すという無駄な時間は極力省きたいと考えている人が多いのではないでしょうか。

そのためにも「あれはあのカテゴリだからあそこの棚にある」ということがきちんと理解されて徹底されていれば、物を探す範囲も狭くて済むので、時間を有効に使うことができるのです。

人材不足で悩んでいる会社や、時間勝負の店舗などでは、物を探す時間を極力省くためにも、棚管理を徹底するのが在庫管理の重要なメソッドだといえるでしょう。

棚管理をできないと余剰在庫が発生

「棚管理ができない=在庫が散在している」ということなので、この状態になってしまうと在庫管理が難しくなってきます。

例えば、棚にあるものだけ数えていても、ほかの棚から数えるべきアイテムが出てきたらどうしますか?1度であれば、数えなおす程度で済みます。しかしこれが2,3回起きたら…?一気に面倒かつ複雑になってしまいますよね。

このように、在庫管理という業務の効率化のためにも、棚管理は徹底すべきなのです。あちこちにアイテムが散在してしまうと、見た目も悪くなりますし、無駄な時間と労力を費やしてしまいます。

棚管理をできないと在庫紛失の可能性

棚管理ができていないと、在庫を紛失してしまう恐れがあります。どこに何があるかわからない状態であるため、捨てていいものなのか残しておかなければならないものなのかの判断もできません。

そうこうしているうちに「いつの間にか物がなくなってしまった」ということも想定できますよね。何も利潤を生みだしていないのに物がなくなってしまうと、キャッシュの損失になってしまいます。在庫の紛失ほどもったいないことはありません。そのため、棚管理の徹底に努めるべきなのです。


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在庫管理のコツ④リードタイムを考える

在庫管理をする上で、意識しなければいけない要素の一つが「時間」です。在庫管理において、どんな場面でどんな時間がかかるかを把握することで、適切な量の在庫を持てるように入荷・出荷をコントロールできるようになります。

リードタイムとは

在庫管理において、それぞれの場面で必要とされる所要時間を「リードタイム」と呼びます。リードタイムは商品や素材を扱う立場により3つの要素に分類されます。

商品や素材を発注してから納品されるまでの時間「発注リードタイム」です。発注リードタイムは、発注する商品の種類や業者によって異なるため、商品が必要になるタイミングに納品されるよう、発注リードタイムを考えなければなりません。

製品の生産を開始してから完成するまでの期間「製造リードタイム」と呼びます。製品を製造する業種で使われるリードタイムであり、商品の出荷タイミングに合わせた製造スケジュールを組む際に重視されています。

商品を受注し、取引先へ納品するまでにかかる時間「納品リードタイム」です。これは受注してから製品の製造や商品の仕入れを行う場合と、すでに在庫としてもっている商品を納入する場合の両方を指します。

発注リードタイムは発注時に使われるのに対し、納品リードタイムは受注時に使われます。多くの業種では商品や素材の発注、商品や製品の受注の両取引を行います。そのため在庫管理を行う上で、両方のリードタイムを活用する必要があります。

リードタイムを考える重要性

リードタイムの長さは、在庫管理の難易度に直結します。関係する業者ごとのリードタイムを把握し、適切な管理をしなければなりません。これが上手くできないと、在庫の過不足を招き、会社にとって最適な利益を生むことはできません。

発注リードタイムを短縮し在庫管理をシンプルに

発注リードタイムは商品を発注してから納入されるまでの期間です。発注リードタイムが長い商品を扱う場合、不足してもすぐに補充することができないため、一度の発注量は多くなる傾向があります。

そのため、発注リードタイムが長い商品ほど、少しの発注遅れや発注量のミスの影響は長期化してしまい、大きな損失につながることもあります。

発注リードタイムは短いほど在庫管理はシンプルになり、在庫の過不足は生まれにくくなります。そのためには発注先には、製造・納品リードタイムが短いことが求められます。

発注先に対して年間の発注計画を提示できれば、発注先も早期に生産や仕入れに取りかかることができます。完成・仕入れ完了の時期も早まるため、発注先からみても発注リードタイムを短く抑えることができるでしょう。

製造・納品リードタイムを短縮するには

自社側が商品を納入する側になるなら、製造・納品リードタイムの短縮が在庫管理上の課題となります。

製造過程が長期化し、製造リードタイムが長引いてしまうと、製造ラインに余力が無くなり、予定外の受注に対応できなくなるといった問題も生まれます。

また納品リードタイムの長さは、それだけ在庫を長く抱える期間となります。受注から納品までの期間には、ある程度の余裕を持っておくことは必要ですが、長すぎる余裕は在庫を長期間抱え続けることになります。

製造・納品リードタイムを短縮するためには、受注から納品までに設ける余裕は多く取り過ぎないようにしましょう。

また、発注側に年間の発注計画を提出してもらい、商品が必要な時期と量を把握することも必要です。最適なタイミングで製造・仕入れに取りかかることができるでしょう。


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在庫管理のコツ⑤管理場所を変える

在庫の数が増えるほど在庫管理業務も煩雑になります。物が多いとそれだけでミスにつながってしまうので管理場所を変えるというのも、適切な在庫管理のポイントなのです。
在庫管理とその管理場所について解説します。

固定ロケーション

固定ロケーションとは、物と保管する場所が完全に固定されている在庫管理形態です。この形態を用いることによって、物を使う人たちが完全に場所を覚えることができるところがメリット。物が散らかる理由は「どこに置けば良いのかわからない」ことがほとんどです。「決まった場所」に置くことで迷わず収納することが出来るでしょう。

また、在庫が無くなってもロケーション登録を消さずに、そのまま次の入庫まではスペースを空けておくことが重要です。スペースを空けることで在庫がないのが一目瞭然になり、ほかのスタッフとの情報共有にも役立ちます。在庫管理スペースにゆとりがある場合はこの固定ロケーションが適切です。

フリーロケーション

フリーロケーションとは、物を保管する場所を固定しない方法です。倉庫内で空いている場所に入庫した物をどんどん保管していきます。空きスペースを有効に活用できるので、狭い倉庫では非常に役に立つ方法ですよね。

フリーロケーションなら、アイテムが入れ替わっても特に気にせず、先入れ先出し法などにもあまりこだわらない物に向いているため、商品の入れ替えが激しい業界にぴったりです。
空いたところにどんどんおいていくため、作業の効率もアップし、効率的に在庫管理を進めることもできます。

しかし、フリーロケーションにはデメリットがあります。それは、どこに何を置いたのか把握するのが難しくなってしまうことです。商品の種類が少なく、在庫数も少ない業種なら利用できる管理方法といえるでしょう。


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在庫管理のシステム化もひとつの手

管理する対象の商品の数や種類が増えるほど、手作業による在庫管理は難易度を増していきます。管理方法は規模に合わせて最適な手段を選びたいもの。多種多様な商品を漏れなく管理するなら、管理システムの導入も一つの有効な手段です。

取得したデータを元に管理

多くの分野で活用されているデータによる管理は、手動での作業で生まれるミスを排除し、正確な管理状態を把握できる方法です。

データ化することで製造・販売を行う現場と、在庫状況を管理する部門の間で情報が共有しやすくなるため、過不足のない在庫をキープすることができるでしょう。

なお、データは商品の細かい情報まで記録することができますが、細かすぎる情報はかえってデータ管理をしにくくする側面があります。

データを集計するのは自動であっても、そのデータの入力は手動で行われるためです。入力項目が多すぎることで人為的なミスが発生し、肝心なデータが不完全なものとなるケースもあります。

管理するデータは記録・管理のしやすさを優先し、必要最小限の項目数にとどめることが肝心です。

管理システムの導入

管理の作業自体を確実なものにしていくなら、在庫管理システムを利用しましょう。バーコードやQRコードをハンディターミナルで読み取るシステムを利用すれば、商品情報をデータベース化することが可能です。

このバーコード・QRコードによる管理は、商品の出入りが激しい小売業なら販売管理システムと、製造工程で多くの素材を使用する製造業なら調達管理システムと連携し、各部署間での情報共有がしやすくなります

それぞれの部門で行う管理方法を共通化することには大きなメリットがあります。在庫管理で発生しやすい二重登録や登録漏れといったミスを防ぎやすくなるため、管理漏れによる販売機会のロスを無くすことができるでしょう。

バーコードの管理やハンディターミナルによる制御を活用して、在庫管理をするのなら、トランクルームの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

キーピットと連携しているトランクルームなら、空調完備・24時間体制の警備付きなので、防犯上・品質上共に安心して預けることができます。関東圏外のトランクルームをお探しなら、ニコニコトランクの活用をぜひ一度ご相談ください。


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在庫管理の注意点

在庫管理には様々な方法がありますが、つまるところ「出入りする商品の現物と記録上の数を一致させる」ことに集約されます。非常にシンプルな作業であるはずの在庫管理ですが、実際には多くの企業で、現物と記録の間に生まれる商品の過不足に悩まされています。

ヒューマンエラー

在庫を管理するのが人間である以上、ヒューマンエラー(人為的なミス)は必ず発生します。

入荷・出荷の記録が漏れてしまうために正確な在庫数が把握できなくなり、場合によっては大きな商機を逃してしまうこともあります。

ミスの発生は、管理システムの導入やミスを見逃さないルール作りである程度防ぐことができますので、可能な限りミスが生まれない環境を作ることが大切です。

情報共有の不徹底

在庫管理は管理部門だけでなく、販売や製造といった他の部門とも連携して行わなければなりません。管理に関するルールや、在庫数の変化に関する情報の共有が行われていないために、在庫の管理が上手くいかないケースもあります。

在庫管理に関する所定のルールを定め、各部署が共有しやすい環境を作り、関係する人員が在庫に関する正しい情報を得られる状態を作ることが求められます。

管理意識の低さ

ミスはどんなに注意しても、ある程度は生まれてしまうものですが、しかしもしミスが多発するならば、その原因は対応するスタッフの意識の低さにあるかもしれません。

在庫管理は、企業の利益に直結する大切な仕事です。仕入れすぎれば利益を圧迫し、在庫が不足すれば商機を失い利益を逃してしまいます。その結果企業の利益が減ることで、スタッフ一人一人の生活にも影響がでる恐れがあります。

スタッフの管理を任されたマネージャーは、スタッフそれぞれの仕事で生まれるミスが、スタッフ自身に返ってくることを十分に自覚させなければいけません。そしてその上で、各スタッフが責任感をもって業務に取り組めるように、労働環境を整えることが求められるでしょう。


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まとめ

さて、今回は在庫管理のコツについてご紹介しました。在庫管理には、現状把握と棚管理が非常に重要であることがお分かりいただけたのではないでしょうか。

在庫管理手法にも、固定ロケーションとフリーロケーションがあり、そのお店の形態やスタッフの人数に応じて管理手法を変える必要があります。

在庫を置くスペースがなくなってしまったら、ぜひキーピットのトランクルームをご活用ください。個人でも法人でも契約することが可能なので、どの業種でもご利用いただけます。ぜひ一度ご相談ください。